درس شانزدهم- اشتراک گذاری محتوا به کمک دراپ باکس

در درس گذشته با دراپ باکس آشنا شدیم و درباره شیوه نصب آن، ساخت اکانت در آن و همچنین چند شیوه کار با آن آشنا شدیم. اگر به خاطر داشته باشید، یکی از کاربردهای دراپ باکس «به اشتراک گذاری تمامی یا برخی از فایل ها یا پوشه ها با دیگر کاربران» بود. در این درس به صورت تصویری و قدم به قدم شما را با شیوه اشتراک فایل دراپ باکس آشنا می کنیم و در ادامه به ذکر برخی کاربردهای جالب آن می پردازیم.

 

به اشتراک گذاری یک پوشه با دیگر کاربران دراپ باکس

۱- به اشتراک گذاشتن یک پوشه در دراپ باکس کاری بسیار ساده بوده و از طریق وب سایت آن به آسانی قابل انجام است. اما برای شروع می توانید این کار را از روی دسک تاپ تان انجام داده و یا اینکه از همان درون سایت کار را آغاز کنید.

پوشه ای درون فولدر دراپ باکس در کامپیوترتان ایجاد کرده و فایل هایی را که می خواهید با دوست یا دوستان تان به اشتراک بگذارید را داخل آن کپی کنید. حال بر روی این پوشه راست کلیک کرده و با رفتن روی گزینه Dropbox عبارت Share This Folder را انتخاب کنید. پنجره ای در مرورگر اینترنتی تان باز شده و به صفحه اشتراک پوشه منتقل می شوید.

البته به جای این کار، می توانید بعد از ایجاد پوشه و کپی کردن فایل ها، وارد اکانت دراپ باکس تان شده و بر روی علامت مثلث روبروی نام پوشه مورد نظر کلید کنید، تا منوی آبشاری باز شود. حال بر روی گزینه Share this folder کلیک کنید.

۲- حال صفحه ای باز می شود که می توانید ایمیل یا ایمیل هایی را که می خواهید این فولدر را با آنها به اشتراک بگذارید، ثبت کنید. در باکس Invite collaborators to this folder ایمیل ها را وارد کنید. برای جداسازی هر ایمیل از ایمیل بعدی تنها کافی است از یک فاصله (ایجاد شده با کلید Space) استفاده کنید.

در کادر Send a personal message with your invitation هم می توانید در صورت نیاز، پیام دلخواهی را تایپ کنید تا به گیرنده پیام اشتراک گذاری نشان داده شود.

۳- افرادی که آنها را برای استفاده از این پوشه اشتراکی دعوت می کنید، ایمیلی همانند شکل بالا دریافت می کنند که آنها را به مشاهده و پیوستن به پوشه اشتراکی فرا می خواند. اگر آنها تاکنون در دراپ باکس ثبت نام نکرده و اکانت نداشته باشند، می توانند مستقیما ثبت نام کرده و به پوشه دسترسی داشته باشند. در صورتی هم که از قبل عضو باشند، به سادگی با ورود به حساب دراپ باکس شان، می توانند ویرایش و استفاده از فایل های این پوشه را شروع کنند.

نکته: به محض تایید اشتراک پوشه توسط کاربران دعوت شده، شکل آن پوشه در کامپیوتر آنها و شما تغییر می کند. پوشه های به اشتراک گذاشته شده در سمت راست خود دارای شکلک دو انسان هستند، در حالی که پوشه های بدون اشتراک شکل معمولی دارند.

به همین سادگی و بدون نیاز به هیچ تجهیزات و تخصص خاصی شما می توانید فایل های خود را با دیگر همکاران و دوستان تان به اشتراک بگذارید. جالب اینکه در صورتی که درون یک شبکه داخلی با همکاران تان از دراپ باکس استفاده می کنید، برنامه آن را تشخیص داده و فایل را بسیار سریع تر از مدت زمان لازم برای انتقال آن به سرور آنلاین، برای دیگر همکاران تان به نمایش در می آورد و در حقیقت همگام سازی و سینک درون شبکه ای را بر سینک با سرور اصلی برنامه مقدم داشته و آن را به سرعت برای تان انجام می دهد.

علاوه بر این وقتی که پوشه ای را به اشتراک می گذارید، چندان لازم نیست در خصوص تغییرات مشکل ساز و ناشناس نگران باشید، زیرا به راحتی می توانید تاریخچه تغییرات انجام گرفته در پوشه را به تفکیک زمان و فرد انجام دهنده مشاهده کنید.

 

مشاهده تاریخچه پوشه اشتراکی

هرگاه که همکاران و دوستان شما در یک پوشه اشتراکی تغییری داده، فایلی را اضافه یا ویرایش کنند، شما توسط برنامه دراپ باکس نصب شده بر روی کامپیوترتان یک اخطار مبنی بر انجام این کار دریافت خواهید نمود.

علاوه بر این می توانید هر گاه که لازم باشد، در سایت دراپ باکس لیستی از تغییرات انجام گرفته در پوشه اشتراکی را مشاهده کنید. برای این کار در اکانت دراپ باکس خود لاگین کنید، و تب Event را انتخاب کنید. در اینجا تمام تغییرات انجام شده در دراپ باکس تان به شما نشان داده خواهد شد. اما اگر می خواهید تغییرات مربوط به پوشه خاصی را مشاهده کنید، نام آن را از منوی سمت چپ صفحه انتخاب کنید.

حال می توانید تمام تغییراتی را که اخیرا در پوشه مورد نظر صورت پذیرفته اند را مشاهده کنید. این لیست شامل نوع تغییر، نام فرد تغییر دهنده، تاریخ انجام این کار و نام دقیق فایل است.

 

بازیابی فایل های حذف شده
یکی دیگر از قابلیت های بسیار جذاب دراپ باکس بازیابی فایل هایی است که اشتباها توسط شما از درون پوشه دراپ باکس کامپیوترتان حذف (Delete) شده اند. یا اینکه یکی از همکاران تان آنها را از پوشه اشتراکی پاک کرده و شما به همان فایل های حذف شده هنوز نیاز دارید. البته بسته به اینکه از اکانت رایگان و یا غیر رایگان دراپ باکس استفاده کنید، این کار تنها تا مدت زمان محدودی قابل انجام است. در اکانت رایگان تقریبا یک تا دو ماه فایل های پاک شده نگهداری شده و پس از آن دیگر قابل دست یابی نخواهند بود.

به دو صورت می توانید به فایل های حذف شده دسترسی داشته باشید. یکی این است که در پوشه اشتراکی که فایلی از درون آن حذف شده راست کلیک کرده و با رفتن بر روی گزینه Dropbox، عبارت Show Deleted Files را انتخاب کنید. با این کار همه فایل های حذف شده قابل بازگشت، به شما نشان داده خواهند شد.

راه دیگر این است که در همان صفحه مربوط به لیست تغییرات پوشه که در بخش Event درون سایت دراپ باکس دیدیم، بر روی نام فایل حذف شده کلیک کنیم. در این حالت سایت نسخه های مختلف قابل بازیابی را برایمان لیست می کند. حال کافی است که دکمه رادیویی کنار فایل مورد نظر را انتخاب کرده و بر روی عبارت Restore کلیک کنیم تا فایل پاک شده دوباره بازیابی شود.

 

اشتراک عمومی پوشه با لینک دانلود فایل
همانگونه که در درس قبل هم اشاره کردیم، دراپ باکس می تواند نقش یک سرویس به اشتراک گذاری رایگان فایل را هم به صورت محدود بازی کند. به این صورت که شما می توانید فایل های تان را در بخش خاصی از اکانت دراپ باکس آپلود کرده و لینک مستقیم دانلود آنها را در اختیار دیگران قرار دهید.

در این حالت افراد برای دانلود فایل شما دیگر نیازی به ساخت اکانت در دراپ باکس و یا لاگین کردن در آن ندارند و می توانند به راحتی آن فایل را دانلود کنند. اما همانطور که گفتیم، مشکل اینجاست که اکانت شما در دراپ باکس میزان محدودی ترافیک ماهیانه دارد و اگر مقدار دانلود و آپلودتان از آن حد بگذرد، دیگر تا پایان ماه به فایل های تان دسترسی نخواهید داشت. پس در به کار بردن این قابلیت دراپ باکس کمی دقت کنید!

هنگام نصب دراپ باکس، به صورت پیش فرض پوشه ای با نام Public درون پوشه Dropbox بر روی کامپیوترتان ساخته می شود. شما می توانید از این پوشه برای به اشتراک گذاری عمومی فایل ها استفاده کنید. ابتدا فایلی را که می خواهید لینک آن را به صورت عمومی به اشتراک بگذارید، درون این پوشه کپی کنید. حال به دو صورت لوکال و آنلاین می توانید به لینک دانلود این فایل دست یابید.

پس از کپی کردن فایل درون پوشه Public، تنها کافی است بر روی فایل مورد نظر راست کلیک کرده و از طریق گزینه Dropbox بر روی عبارت Copy Public Link کلیک کنید. آدرسی که کپی شده است، همان لینک عمومی فایل شماست. آن را در اختیار هر فردی که بگذارید، بدون نیاز به داشتن اکانت دراپ باکس، می تواند فایل را دانلود کند. جالب تر اینکه برای این کار حتی نیازی به روشن بودن دائمی کامپیوتر شما هم نیست و در حقیقت این فایل از روی نسخه آنلاین سرور دراپ باکس دانلود خواهد شد.

اگر درون اکانت تان در سایت دراپ باکس هستید، به پوشه Public رفته و با کلیک بر روی مثلث جلوی نام فایل مورد نظرتان، منوی آبشاری را باز کنید. حال با کلیک بر روی عبارت Copy public link از منوی باز شده، لینک دانلود فایل را کپی کرده و آن را در محل مورد نظرتان پیست کنید و در اختیار افراد مورد نظر قرار دهید.

نکته: هرگاه که می بینید دیگر نیازی به اشتراک عمومی فایلی نیست، تنها کافی است آن را از پوشه Public به پوشه دیگری منتقل کنید تا خود به خود لینک دانلود تولید شده منقضی گردد.