مدیریت ایمیل ها روی دسکتاپ - تاندربرد

ممکن است شما تا به حال برای دسترسی به ایمیل از رابط تحت وب مدیریت ایمیل استفاده کرده باشید. همیشه به آدرس Gmail.com می روید و ایمیل تان را چک می کنید. اما باید بدانید که این تنها روش برای خواندن و مدیریت ایمیل ها نیست. شما می توانید یک نرم افزار مخصوص مدیریت ایمیل روی کامپیوترتان نصب کنید و از آن طریق ایمیل ها را دریافت و مدیریت کنید.

به دلایل مختلفی ممکن است شما بخواهید از این نرم افزارها استفاده کنید. وقتی که ارتباط اینترنت شما قطع می شود، یک کپی از ایمیل ها و آرشیوتان را روی کامپیوتر دارید. کار با آنها در بعضی مواقع سریع تر است. ممکن است به دلایل امنیتی مایل به این کار باشید. مثلا به دلیل خطرات روز افزون روی مرورگرها و مشکلات امنیتی که بدون ارتباط مستقیم با رابط کاربری سرویس های ایمیل، باعث ایجاد خطر می گردند. فایده دیگر این کار، داشتن یک نسخه پشتیبان مطمئن و به روز از ایمیل ها و اطلاعات تماس تان (contacts - مخاطبین) بر روی کامپیوتر است.

یکی از ایمیل کلاینت های مشهور تاندربرد شرکت موزیلا است که رایگان و بازمتن بوده و از سیستم عامل های مختلف هم پشتیبانی می کند. این کلاینت علاوه بر این با استفاده از ارتباط امن SSL برای ایمیل هایی که این قابلیت را دارند، امنیت شما را تا حد بسیار زیادی بالا برده است. در این درس به شیوه راه اندازی و مدیریت اکانت های ایمیل در این نرم افزار می پردازیم. ممکن است شما همیشه از جیمیل و رابط کاربری تحت وب آن استفاده کنید. اما بلد بودن اصول کار با تاندربرد ممکن است به دردتان بخورد یا اینکه بخواهید آن را به دوست تان آموزش دهید. امتحانش مجانی است!

توجه: مسیرهای گفته شده در این درس مربوط به نسخه ۱۷.۰ نرم افزار تاندربرد هستند. ممکن است در برخی نسخه ها جای گزینه ها با موارد گفته شده در این درس فرق کنند.

الف: راه اندازی تاندربرد
نصب این برنامه بسیار ساده بوده و تنظیمات بسیاری از سرویس دهندگان مشهور ایمیل را در خود دارد. اگر هنوز آن را ندارید، به سایت برنامه رفته و به رایگان آن را دانلود کرده و مانند بقیه برنامه ها نصب کنید.

ب: راه اندازی اکانت ایمیل بر روی تاندربرد
حال نوبت راه اندازی اکانت ایمیل مورد نظرتان بر روی این کلاینت است.

نکته ۱: سرویس های جیمیل و اوت لوک مایکروسافت به صورت رایگان امکان استفاده از ایمیل کلاینت ها را در اختیارتان قرار می دهند. اما متاسفانه ایمیل یاهو این امکان را تنها در اختیار کاربران یاهو پلاس قرار داده و کاربران نسخه رایگان نمی توانند ایمیل یاهو را روی برنامه مدیریت ایمیل شان داشته باشند.

نکته ۲: توجه داشته باشید که قبل از شروع این مراحل، قابلیت POP یا POP3 در تنظیمات ایمیل تان فعال باشد. برای کنترل آن به بخش "تنظیمات" برگه "باز ارسال و POP/IMAP" رفته و در بخش "بارگیری POP" گزینه "فعال ساختن POP برای تمامی ایمیل ها" یا "برای نامه هاییکه از این لحظه به بعد دریافت می کنید" را بسته به نیازتان انتخاب کرده و دکمه "ذخیره تغییرات" را در پایین صفحه کلیک کنید. در صورتی که قبلا این قابلیت را فعال کرده باشید، در بخش "بارگیری POP" عبارت سبز رنگ "POP فعال است" را مشاهده خواهید کرد.

۱- در برنامه تاندربرد به منوی Options رفته و بر روی گزینه Account Settings کلیک کنید. اکنون در پنجره باز شده از منوی Account Actions عبارت Add Mail Account را انتخاب کنید.

۲- نام خود، ایمیلی را که می خواهید در تاندربرد استفاده کنید و رمزعبور آن را وارد کرده و Continue را کلیک کنید.

۳- برنامه به صورت خودکار تنظیمات مربوط سرور ایمیل شما را از بانک اطلاعاتی آنلاین خود دریافت کرده و نمایش می دهد. اگر اطلاعات نشان داده شده اشتباه بود، با استفاده از گزینه Manual config برای اصلاح آنها اقدام کنید. حال دکمه Re-test را بزنید تا برنامه دوباره اطلاعات را کنترل کند. اگر اطلاعات صحیح باشند، می توانید با زدن دکمه Done کار را تمام کرده و ایمیل را به تاندربرد اضافه نمایید.

نکته: برای اکانت جیمیل، برنامه به صورت خودکار مشخصات IMAP سرور را دریافت کرده و نمایش می دهد. اما همان طور که در درس بک آپ گیری از جیمیل خواهیم گفت، اگر قصدتان تهیه نسخه پشتیبان با تاندربرد هم باشد، باید آن را بر روی حالت POP قرار دهید. برای این کار گزینه POP3 را از همین صفحه انتخاب کنید.

۴- حال دکمه Done را برای چک کردن نام کاربری و رمزعبور اکانت و ساخت آن در تاندربرد بزنید.

۵- تبریک می گوییم. اکانت شما ساخته شده و آماده استفاده است. تنها بسته به تعداد ایمیل های تان، ممکن است به روز رسانی و دریافت پیام ها و اطلاعات تماس مدتی طول بکشد.

پ: IMAP و POP
هر دو این موارد استانداردهایی برای ارتباط با سرور ایمیل و کار با ایمیل ها، بدون استفاده مستقیم از اکانت ایمیل هستند. در اینجا به برخی تفاوت های آنها با هم می پردازیم.

سرویس POP مانند بلیط یک طرفه است. به سرور وصل می شود، ایمیل ها را دریافت می کند. در صورت انجام تنظیمات یک نسخه از آنها را بر روی سرور باقی می گذارد، ارتباط را با سرور قطع می کند. شما تمامی ایمیل های دریافتی را به صورت کامل بر روی کامپیوترتان دارید. اما هر تغییری در آنها، بر روی سرور اعمال نخواهد شد.

سرویس IMAP همانند یک قطار رفت و برگشت دائمی است که مرتبا در حال همسان سازی خود با سرور جیمیل است. هر گاه ایمیلی برای شما ارسال شود، خلاصه ای از آن را دریافت کرده و به تاندربرد و یا دیگر برنامه های مدیریت انتقال می دهد. وقتی روی آن کلیک می کنید، آن را به صورت کامل دانلود کرده و به شما نشان می دهد. مهمترین مزیت هم این است که هر کاری شما روی کامپیوتر، موبایل یا تبلت تان با ایمیل ها انجام می دهید، بین جیمیل و دیگر دستگاه ها همسان می شود.

مثلا من یک ایمیل را در تاندربرد باز کرده و مطالعه می کنم، آنگاه آن را لیبل می زنم. وقتی با تبلت ایمیل ام را چک می کنم، آن ایمیل به صورت خوانده شده و لیبل خورده نمایش داده می شود. اگر هم با مرورگر وارد اکانت جیمیل شوم، کارهای انجام شده بر روی ایمیل ها با تاندربرد و دیگر ابزارها، در اکانت اعمال شده اند.

نکته: این قابلیت برای کار با ایمیل از طریق چندین کامپیوتر و دستگاه مختلف بسیار کاربردی است و به طور معمول IMAP بهترین روش است. ولی اگر قصدتان همزمان با استفاده از تاندربرد، تهیه نسخه پشتیبان باشد، حتما باید از POP استفاده کنید.

ت: استفاده از تاندربرد به صورت امن
اگر در مرحله اضافه کردن اکانت، تاندربرد قادر به تشخیص حالت امن ایمیل شما نباشد، از ارتباط معمولی با سرور ایمیل تان استفاده می کند، که حفره امنیتی خطرناک و بزرگی به شمار می رود. شما می توانید این کلاینت را به گونه ای تنظیم کنید که فقط به صورت امن و با استفاده از SSL با سرور ایمیل تان به تبادل اطلاعات بپردازد.

برای دریافت امن پیام ها از ایمیل این مراحل را دنبال کنید:

۱- در منوی Options گزینه Account Settings را انتخاب کنید.

۲- بر روی عبارت Server Settings در زیر ایمیل مورد نظرتان کلیک کنید.

۳- در کادر Security Settings منوی جلوی Connection security را باز کرده و گزینه SSL/TSL را انتخاب کنید.

البته ارسال امن ایمیل ها هم اهمیت ویژه ای دارد:

۱- از منوی Options گزینه Account settings را انتخاب کنید.

۲- عبارت Outgoing Server (SMTP) را در منوی سمت چپ یافته و روی آن کلیک کنید.

۳- سرور مورد نظر را از لیست انتخاب کرده و دکمه Edit را بزنید.

۴- در کادر Security and Authentication منوی جلوی Connection security را باز کرده و گزینه SSL/TSL را انتخاب کنید.

نکته مهم بعدی در امنیت اکانت ها، که در بخش امنیت ایمیل هم به آن اشاره شد، نمایش ایمیل ها به صورت plain Text است.

در تاندربرد برای این کار به منوی View بروید، در زیر منوی Message Body As گزینه Plain Text را انتخاب کنید. اگر هم نمایش گرافیکی ایمیل برای تان مهم است، حداقل گزینه Simple HTML را انتخاب کنید که امنیت بهتری نسبت به Original HTML دارد ( البته یادآوری کنیم که برای مشاهده صحیح درس های درسنامه نیاز است که ایمیل ها را در حالت HTML ببینید).

ث: مدیریت ایمیل ها با تاندر برد
کار با تاندربرد بسیار ساده و تقریبا شبیه بسیاری از برنامه های ایمیل تحت وب است. بیایید نگاهی سریع به کلیات بیاندازیم.

۱- برای خواندن پیام های دریافتی، تنها کافی است بر روی گزینه Inbox در ستون سمت چپ برنامه کلیک کنید تا لیست ایمیل های دریافتی تان را ببینید. پیام های خوانده نشده به صورت بولد و پیام های خوانده شده به حالت معمولی دیده می شوند. با کلیک بر روی هر ایمیل هم می توانید متن آن را در قسمت پایین صفحه بخوانید.

۲- بعد از مطالعه پیام می توانید آن را در اینباکس باقی بگذارید، حذف کنید و یا به پوشه دیگری مننتقل کنید. برای حذف پیامی که دیگر به آن نیاز ندارید، فقط رو آن کلیک کرده و دکمه Delete صفحه کلید کامپیوترتان را بزنید.

۳- برای انتقال پیام به پوشه دیگر کلیک چپ موس را بر روی نام آن نگه داشته و آن را به درون پوشه مورد نظر در ستون سمت چپ بکشید.

۴- در صورتی که تصمیم دارید برای دسته بندی پیام ها یک پوشه جدید بسازید، بر روی اینباکس در ستون سمت چپ راست کلیک کرده و گزینه New Folder را انتخاب کنید. نام مورد نظر را برای پوشه جدید تایپ کرده و OK را بزنید. پوشه جدید شما آماده استفاده است.

۵- برای پاسخ دادن به ایمیلی که در حال خواندن آن هستید، بر روی دکمه Reply در بالای متن ایمیل (و زیر لیست ایمیل های دریافتی) کلیک کنید. متن پاسخ مورد نظرتان را نوشته و دکمه Send  را در بالا و چپ پنجره کلیک کنید. به همین شکل می توانید از دکمه های Forward ،Archive ،Junk و Delete بالای متن ایمیل برای ارسال آن به فرد دیگر، بایگانی کردن، پاک کردن و یا معرفی آن به عنوان اسپم (Junk) استفاده کنید.

۶- برای ارسال پیام جدید، بر روی آیکون Write در بالای صفحه تاندربرد کلیک کنید، پنجره جدیدی باز می شود که بخش های آن کاملا مشخص و گویا هستند. در کادر from فرستنده ایمیل را از میان اکانت هایی که روی تاندربرد ساخته اید انتخاب کنید. در کادر To: نام گیرنده یا گیرنده های ایمیل را بنویسید. اگر ایمیل گیرنده در آدرس بوک شما ذخیره شده باشد، با زدن هر یک از حروف نام یا ایمیل وی، تمامی کانتکت های مشابه با آن برای تان لیست می شود تا نیازی به تایپ کامل نام یا آدرس نباشد.  با کلیک بر روی عبارت To نیز می توانید گزینه های Cc یا Bcc را هم انتخاب کنید.

پس از نوشتن موضوع و متن ایمیل، دکمه Send را برای ارسال آن بزنید. البته اگر ایمیل تان ناتمام مانده باشد، بر روی دکمه Save کلیک کنید تا نسخه ای از آن در پوشه Draft ذخیره گردد تا بعدا امکان تکمیل آن را داشته باشید.

۷- اگر هم قصد دارید فایلی را به ایمیل تان پیوست کنید، از دکمه Attach استفاده کنید. محدودیت حجم فایل های پیوست شده بستگی به امکانات سرویس ایمیلی دارد که استفاده می کنید.

۸- با استفاده از آیکون Address Book در بالای صفحه تاندربرد می توانید به مدیریت لیست تماس های تان بپردازید. ایمیل ها و اطلاعات تماس را پاک کرده، ویرایش کنید و یا موارد جدیدی را به لیست بیافزایید.

۹- در تاندربرد این امکان را دارید که شیوه نگه داری ایمیل های ارسال شده را هم انتخاب کنید. برای این کار از منوی Options گزینه Account Settings را انتخاب کرده و در پنجره ای که باز می شود، گزینه Copies & Folders را انتخاب کنید. در سمت راست صفحه عبارت Place a copy in را تیک زده و گزینه Sent folder on را انتخاب کنید. حال از منوی باز شونده روبروی این گزینه، شیوه رفتار با ایمیل های ارسال شده را انتخاب کنید. این ایمیل ها می تواند به صورت لوکال روی سیستم تان ذخیره شود (Local Folders) و یا اینکه درپوشه Sent یکی از ایمیل هایی که انتخاب می کنید، نگه داری شوند.

۱۰- هرگاه با ایمیل اسپمی (هرزنامه) در اینباکس تان روبرو شوید، به راحتی می توانید با زدن دکمه Junk آن را به لیست اسپم ها اضافه کرده و از اینباکس خارج کنید. اما برای کارکرد بهتر سیستم فیلتر اسپم و جلوگیری از اسپم شدن اشتباهی پیام های دریافتی، چند تنظیم کوچک در این بخش ضروری به نظر می رسد.

از منوی Options گزینه Account Settings را انتخاب کنید. در سمت راست به دنبال گزینه Junk Settings بگردید. پنجره تنظیمات پوشه Junk برای تان باز می شود. دقت کنید در بخش Selection مربع کنار عبارت Enable adaptive junk mail controls for this account تیک خورده باشد. همچنین در کادر Do not automatically mark mail as junk if the sender in: مربع کنار عبارت Personal Address Book را تیک بزنید.

۱۱- فیلتر اسپم تاندربرد هر ایمیلی را طبق قوانین اش به عنوان اسپم تشخیص دهد، با آیکون ویژه ای علامت گذاری می کند. اگر این تشخیص اشتباه بود و خواستید آن را اصلاح کنید، بر روی ایمیل مورد نظر کلیک کرده و ایکون Not Junk را بزنید.

ج: استفاده از فیلتر برای دسته بندی ایمیل ها و مبارزه با اسپم
فیلتر ها در تاندربرد چیزی شبیه همان فیلتر های جیمیل هستند. اما در هر نسخه ای از برنامه که نصب می کنید باید جداگانه به تعریف آنها بپردازید. برای مثال، بهتر نیست که هر ایمیلی از دوستان تان دریافت می کنید به پوشه friends منتقل شده و اینباکس تان را پر نکنند؟

۱- برای ایجاد یک فیلتر گزینه Message Filters را از منوی Message Filters انتخاب کنید.
۲- در پنجره باز شده دکمه New را بزنید.
۳- تنظیمات و شروط مورد نظر برای اعمال فیلتر را انجام داده و نامی برای فیلتر انتخاب کنید.
۴- حال OK را زده و پنجره Message Filters را هم ببندید.

تاندربرد ریزه کاری ها و بخش های بسیار زیادی دارد که علاوه بر یک کلاینت ایمیل امن برای چندین اکانت مختلف با اینباکس های مجزا و یا مخلوط، می تواند به عنوان فید خوان هم به کار رود و حتی تقویم گوگل تان را هم می توانید به آن متصل کنید.

نکته پایانی که باید به آن اشاره کنیم مقابله با بدافزارها و ویروس ها است. وقتی شما از رابط تحت وب جیمیل استفاده می کنید گوگل ایمیل ها و فایل های ضمیمه را برای بدافزارها و ویروس ها اسکن می کند. اما وقتی شما از نرم افزار مدیریت ایمیل تحت سیستم عامل استفاده می کنید معمولا دیگر این محافظت را ندارید. در چنین حالتی آنتی ویروس نصب شده روی کامپیوتر شما این اسکن را انجام می دهد. ضمنا باید بدانید که تمام آنتی ویروس ها این کار را انجام نمی دهند. بنابراین قبل از استفاده از نرم افزارهای مدیریت ایمیل اطمینان حاصل کنید که آنتی ویرس شما فایل های ایمیل را اسکن می کند.

در اینجا فقط به توضیح نکات لازم برای  شروع به کار با این برنامه پرداختیم. در صورتی که به نکات بیشتر و ریزه کاری هایی در خصوص تاندربرد نیاز دارید، پیشنهاد اول ما جستجو در گوگل است؛ می توانید با امکانات مختلف این نرم افزار مدیریت ایمیل آشنا شوید. کاربران زیادی وقتی این نرم افزارها را امتحان می کنند ترجیح می دهند از آنها برای مشاهده و مدیریت ایمیل شان استفاده کنند.