درس هفتم- اصلاح و تعدیل حساب‌ها

همانطور که قبلا گفته شد هدف از تهیه اطلاعات مالی کمک به استفاده کنندگان از این گزارشات است تا بتوانند درست و صحیح برای آینده شرکت برنامه‌ریزی کنند. برای همین تمام اطلاعات باید درست و واقعی باشند.

یکی از مشکلاتی که حسابداران با آن روبرو هستند این است که برخی از رویدادهای مالی بر بیش از یک دوره مالی اثر می‌گذارند. به همین خاطر اثر این رویدادهای مالی باید به دقت اندازه‌گیری شود. به همین خاطر در پایان هر دوره باید اصلاحات لازم در حساب‌ها انجام شود. در این فصل در مورد این اصلاحات و ثبت‌ها صحبت می‌کنیم.

 

انواع حساب‌ها
با توجه به انتقال دادن یا ندادن مانده حساب به سال بعد مالی، حساب‌ها را به دسته‌های زیر تقسیم می‌کنند:

۱- حساب‌های دائمی
آنهایی هستند که مانده آنها به دوره بعد منتقل می‌شود. مانند دارایی‌ها، بدهی‌ها، و سرمایه. به این حساب‌ها حساب‌های ترازنامه‌ای هم می‌گویند.

۲- حساب‌های موقت
آنهایی هستند که در پایان سال مالی بسته می‌شوند. مانند حساب‌های درآمد و هزینه و برداشت. به این حساب‌ها به استثنای حساب برداشت، حساب‌های سود و زیانی می‌گویند.

۳- حساب‌های مختلط
برخی از حساب‌ها دوگانه هستند یعنی بخشی از آنها دائمی و بخش دیگری از آن موقت است که به همین خاطر به آنها حساب‌های مختلط می‌گویند.

 

اصلاح حساب‌ها در طول دوره مالی
به خاطر تطابق هزینه‌های هر دوره مالی از درآمدهای همان دوره، باید این اطمینان حاصل شود که در زمان تهیه سود و زیان، همه درآمدها و هزینه‌ها ثبت شده باشد. اگر بعضی از درآمدها یا هزینه‌ها ثبت نشده باشد، حسابداران موظف هستند آنها را شناسایی کرده و سپس حساب‌ها را اصلاح کنند. اصطلاحا به این گونه ثبت‌ها ثبت‌های اصلاحی می‌گویند. این ثبت‌ها معمولا در پایان دوره مالی و قبل از تهیه صورت‌های مالی انجام می‌شوند. با این حال ممکن است که برخی از حساب‌ها در طی دوره مالی نیز اصلاح شود.

 

اصلاح حساب‌ها در پایان دوره مالی
در پایان دوره مالی بعد از اینکه تمام معاملات و رویدادهای مالی در دفاتر موسسه ثبت شد معمولا بعضی از حساب‌ها در دفتر کل مانده‌های صحیح را ارائه نمی‌دهند. علاوه بر وجود این مشکل، برخی از حساب‌های دفتر کل در پایان دوره مالی باید در جهت تطبیق حساب‌های ترازنامه و صورت سود و زیان اصلاح گردد.

به طور معمول پبه‌های اصلاحی شامل موارد زیر می‌شوند:
۱. اصلاح هزینه‌های تحقق نیافته
۲. اصلاح هزینه‌های تحقق یافته پرداخت نشده مانند عوارض
۳. اصلاح داریی‌هایی که مبلغی از آنها در دوره مالی هزینه شده
۴. اصلاح پیش دریافت‌ها و بدهی جاری

برای انجام اصلاحات بالا باید حساب‌های زیر اصلاح شوند:
- اصلاح پیش پرداخت‌های هزینه
- ثبت هزینه استهلاک دارایی‌های استهلاک ‌پذیر
- ثبت هزینه‌های تحمیل شده
- اصلاح پیش دریافت‌های درآمد
- اصلاح حساب موجودی ملزومات
- ثبت درآمدهای تحقق یافته ثبت نشده

 

اصلاح پیش پرداخت‌های هزینه
اگر در طول دوره مالی قبل از دریافت کالا یا خدمات مبلغی پرداخت شود، این مبلغ در دفتر موسسه پرداخت کننده به عنوان پیش پرداخت ثبت می‌شود. هر زمان که این کالا یا خدمات از شرکت طرف قرارداد دریافت شد، به مقدار کالا یا خدمات دریافته شده از حساب پیش پرداخت خارج و به حساب مربوطه منتقل می‌شود.

 

ثبت هزینه استهلاک دارایی‌های استهلاک‌ پذیر
کلیه داریی‌های شرکت که عمر آنها بیشتر از یک سال باشد، به عنوان داریی بلند مدت یا دارایی ثابت ثبت می‌شود. به غیر از زمین، کلیه دارایی‌های بلند مدت یک موسسه دارای عمر محدود است. به همین جهت قیمت تمام شده این داریی‌ها در طی مدت مفیدشان به هزینه منظور می‌شود.

برای انجام این کار در پایان هر سال مالی قسمت مشخصی از بهای تمام شده این داریی‌ها به عنوان هزینه استهلاک در دفتر ثبت می‌شود.

در ثبت هزینه استهلاک حساب هزینه استهلاک بدهکار و حساب استهلاک انباشته را بستانکار می‌کنیم.

 

ثبت هزینه‌های تحمیل شده ثبت نشده
بعضی از هزینه ها وجود دارند که معمولا در پایان سال ثبت نشده اند. از جمله می‌توان به هزینه‌های آب و برق مصرفی در روزهای پایانی سال اشاره کرد. به این گونه هزینه‌ها، هزینه‌های معوق هم می‌گویند.

جهت ثبت این هزینه‌ها حساب هزینه مربوط را به میزان مبلغ هزینه بدهکار و حساب‌های پرداختنی را بستانکار می‌کنیم.

 

اصلاح پیش دریافت‌های درآمد
هر زمان که وجهی از مشتری قبل از ارائه خدمات یا کالا دریافت شود، این وجه باید تحت عنوان پیش‌دریافت ثبت شود. اگر این خدمات و کالا تا پایان سال مالی به مشتری ارائه شود باید این حساب در پایان سال اصلاح شود. جهت این کار حساب پیش درآمد بدهکار و حساب درآمد بستانکار می‌شود.

 

اصلاح حساب موجودی ملزومات
به طور خلاصه؛ به مواد مصرفی داخل شرکت ملزومات می‌گوئیم. مانند لوازم التحریر.

 

روش ثبت خرید ملزومات در حساب دارایی
در این روش حساب موجودی ملزومات بدهکار و حساب صندوق یا حساب‌های پرداختنی بستانکار می‌شود. سپس در انتهای دوره مالی حساب هزینه ملزومات را بدهکار و حساب موجودی ملزومات را بستانکار می‌کنیم.

 

ثبت درآمدهای تحقق یافته ثبت نشده
بعضی موارد اتفاق می‌افتد که درآمدهایی تحقق پیدا می‌کند ولی ثبتی بابت آنها انجام نمی‌گیرد. رای ثبت این درآمدها باید حساب‌های دریافتنی را بدهکار و حساب درآمد را بستانکار کنیم.