درس دوازدهم- چاپ اطلاعات و تنظیمات مربوط به آن

صفحه بندی و چاپ برگه ها در اکسل، یکی از عملیات مهمی است که باعث می شود تحلیل های آماری به طور مطلوب و دلخواه کاربر بر روی برگه ها چاپ شود. اکسل امکانات زیادی جهت تنظیم خصوصیت های صفحه و چاپ آنها ارائه می دهد. در این درس به بررسی این تنظیمات می پردازیم.

 

تعیین ناحیه چاپ
گاهی اوقات در یک برگه اطلاعات زیادی وارد می شود که در مواردی مایل به چاپ همه آنها نیستیم. با استفاده از یک امکان اکسل، می توانیم ناحیه ای را به عنوان «ناحیه چاپ» مشخص کرده و فقط آن را چاپ کنیم. برای اینکار ابتدا ناحیه مورد نظر را از برگه انتخاب کرده و سپس از زبانه Page Layout و از بخش Page Setup روی دکمه Print Area کلیک کنید. سپس از دو گزینه موجود، گزینه Set Print Area را انتخاب کنید. بدین ترتیب ناحیه انتخابی چاپ مشخص می شود.

 

حذف ناحیه چاپ
برای حذف ناحیه چاپ شده نیز کافیست که مسیری که در بالا توضیح داده شد را طی کرده و از منوی Print Area گزینه Clear Print Area را انتخاب کنید.

درس یازدهم- کار با لیست ها

همانطور که در درس های قبل اشاره شد، یکی از کاربردهای مهم نرم افزار اکسل، مدیریت و ویرایش ساده تر داده ها است.

یکی از امکانات اکسل، ایجاد و مدیریت لیست ها است. منظور از لیست، جدول حاوی اطلاعات است که معمولا سطرهای آن را «رکورد» و ستون های آن را «فیلد» می نامند.

منظور از «رکورد» مجموعه داده های وارد شده در یک سطر  و منظور از فیلد نیز مجموعه داده های وارد شده در ستون ها است.

برای ایجاد یک لیست نیاز نیست عملیات خاصی انجام دهید. تنها باید هنگام ورود داده ها نکاتی را رعایت کنید تا اکسل مجموعه اطلاعات وارد شده را یک لیست در نظر بگیرد.

به طور مثال، سطر اول را عنوان لیست درنظر گرفته و تیتر فیلد‌ها را در آن وارد کنید. رکورد‌ها را زیر هم وارد کرده و دقت کنید که سطر خالی بین داده ها وجود نداشته باشد.

درس دهم- کار با نمودارها

یکی از قابلیت های مهم نرم افزار اکسل، رسم نمودار براساس داده های موجود در صفحه گسترده است که به تجزیه و تحلیل داده ها کمک می کند و می تواند سبب ارزیابی و مقایسه ساده تر و سریع تر داده ها شود. در این درس با انواع نمودار در اکسل و کار با آنها آشنا خواهیم شد.

 

درج نمودار
برای درج نمودار ابتدا باید اطلاعات آن را در سلول ها وارد کنیم.

فرض کنید می خواهیم نموداری با مشخصات زیر ایجاد کنیم:

میزان بارندگی در شهرستان ارومیه

• ارومیه ۳۹۳
• خوی ۲۸۳
• ماکو ۳۳۳
• مهاباد ۳۶۱
• پیرانشهر ۶۸۴
• تکاب ۳۸۷
• سردشت ۹۴۳
• نقده ۳۴۲
• سلماس ۵۶۴
• قره ضیالدین ۳۲۴
• میاندواب ۲۷۶
• چالدران ۳۵۱
• بوکان ۲۱۴
• کهریز ۳۳۹
• اشنویه ۴۲۱

برای اینکار ابتدا داده ها را در صفحه گسترده وارد کرده و آنها را انتخاب می کنیم. سپس از زبانه Insert و از بخش Chart، نمودار مورد نظرمان را انتخاب می کنیم. همانطور که می دانید، در ریاضی می توان برای داده ها نمودارهایی از قبیل میله ای، دایره ای، خطی، ستونی و... درج کرد. اکسل نیز این نمودارها را پشتیبانی می کند. ما برای این مثال از یک نمودار ستونی (Column) استفاده می کنیم.

با کلیک بر روی دسته نمودارهای Column کادری باز می شود که در آن انواع نمودارهای ستونی دیده می شود. این نمودارها عبارتند از: نمودارهای ستونی دو بعدی، ستونی سه بعدی، استوانه ای، مخروطی و هرمی.

درس نهم- معرفی برخی توابع

در این درس به معرفی و کاربرد برخی از توابع اکسل می پردازیم. 

 

تابع SUM
این تابع مجموع مقادیر عددی را محاسبه می کند. ساختار این تابع به شکل زیر است:

SUM (Number 1, Number 2,…)

ورودی های این تابع یک مقدار عددی است.

از این تابع می توان مجموع مقادیر موجود در سلول های مجاور یا غیر مجاور را محاسبه کرد.

مثال برای سلول های مجاور:

SUM (A1:B3)

مثال برای سلول های غیر مجاور:

درس هشتم- کار با توابع و فرمول ها

همانطور که پیشتر اشاره شد، برنامه اکسل برای انجام محاسبات ریاضی، از امکاناتی نظیر «فرمول نویسی در سلول ها» استفاده می کند. در این درس با امکانات محاسباتی اکسل و کار با فرمول ها آشنا خواهیم شد.

به طور کلی، فرمول ها از عملگرهای ریاضی، عددها و یا آدرس سلول ها تشکیل می شوند.

 

روش درج فرمول در سلول ها
برای درج فرمول در یک سلول، ابتدا کاراکتر مساوی = را تایپ می کنیم و سپس فرمول را طبق قواعدی که در این درس خواهیم آموخت، به سلول وارد می کنیم.

همانطور که در تصویر زیر می بینید، پس از وارد کردن کاراکتر مساوی در سلول E13 می توان از نوار فرمول، یکی از فرمول های پیش فرض اکسل را انتخاب کرد.

پس از درج فرمول، نرم افزار اکسل، فرمول وارد شده را محاسبه کرده و در پایان نتیجه را در همان سلول نمایش می دهد.

هر فرمول ممکن است دارای اجزایی همچون مقادیر ثابت، آدرس سلول ها، عملگرها و توابع باشد.

درس هفتم- ورود مراجع و اطلاعات خارجی به اکسل

برنامه اکسل قادر است داده هایی را از منابع نرم افزاری گوناگون همچون نرم افزار Access و Word و یا صفحات وب و پرونده های متنی را در برگه ها وارد و فعال کند.

در این درس علاوه بر یادگیری درج این منابع اطلاعاتی در برگه ها، با برخی از گزینه های زبانه Insert همچون درج جدول، درج تصویر، درج نمادهای ریاضی و درج اشکال در اکسل آشنا می شویم.

 

درج یا قرار دادن اطلاعات در جدول
از آنجا که یک صفحه گسترده به طور کلی خود یک جدول است، شاید درج جدول در یک صفحه گسترده چندان ضروری به نظر نرسد. اما گاهی لازم است بخش هایی از صفحه گسترده را با جدول هایی تفکیک کنید. این جدول ها را می توان رنگ بندی کرد تا نمایش اطلاعات به شیوه راحت تری باشد.

برای درج یک جدول ابتدا باید ستون هایی که می خواهید آنها را در جدول درج کنید را انتخاب کنید. سپس از زبانه Insert گزینه Table را کلیک کنید. در تصویر زیر سلول های G7 تا H14 انتخاب شده اند.

اکنون از زبانه Insert گزینه Table را کلیک کنید. در این صورت پنجره ای باز می شود که سوال «Where is the data for your table» به معنای «داده های شما برای جدول کجاست؟» از شما پرسیده می شود. در همین پنجره سلول های G7 تا H14 نوشته شده است. با کلیک بر روی دکمه OK جدول شما ایجاد می شود.

درس ششم- ادامه کار با برگه ها

ارتباط اطلاعات در دو برگه
در برخی پروژه ها لازم است که میان دو برگه، ارتباط برقرار کنید. منظور از ارتباط این است که هر تغییری در مقادیر سلول های یک برگه اعمال کردید، این تغییرات به طور خودکار در برگه مرتبط با آن نیز اعمال شود.

برای ارتباط اطلاعات در دو برگه، ابتدا برگه مبدا که حاوی اطلاعات است را فعال کنید. سپس سلول یا سلول هایی که می خواهید با برگه مقصد مرتبط کنید را انتخاب کرده و آنها را Copy کنید. در تصویر زیر سلول های A1 تا A10 و B1 تا B10 به منظور ارتباط انتخاب شده اند.

اکنون به برگه مقصد (در اینجا Sheet 2) رفته و سپس سلول های مورد نظر را انتخاب کرده و پس از کلیک راست، گزینه Paste را انتخاب کنید. در این حالت نمادی که به Smart Tag شناخته می شود، فعال خواهد شد. بر روی این نماد کلیک کنید و سپس گزینه Link Cells را انتخاب کنید.

درس پنجم- کار با برگه ها

برای تسلط بیشتر به یک پروژه اکسل، علاوه بر کار با سلول ها، لازم است که کار با برگه ها یا Sheetها را نیز بیاموزید. در این درس شیوه کار با برگه ها را بررسی می کنیم.

 

جابجایی بین برگه ها
همانطور که می دانید، پس از ایجاد یک سند اکسل، به طور پیش فرض ۳ برگه ایجاد می شود. پس از اجرای برنامه، یکی از برگه ها فعال است. اما ممکن است شما بخواهید برگه دیگری را مشاهده کنید. با کلیک بر روی زبانه هر برگه یا Sheet می توان آن را فعال کرد. در برخی پروژه ها ممکن است با برگه های زیادی سرکار داشته باشید. در این صورت بهتر است از کلیدهای میانبر Ctrl+Page Down و Ctrl+Page Up برای حرکت در بین برگه ها استفاده کنید.

 

تغییر نام برگه ها
هر سند برگه هایی دارد که به طور پیش فرض به نام های Sheet 1 و Sheet 2 و... نامگذاری شده اند. برای تغییر این نام ها کافیست که بر روی نام قبلی دو بار کلیک کنید تا واژه مورد نظر به حالت تغییر نام و با زمینه سیاه مشخص شود. سپس نام مورد نظرتان را وارد کرده و کلید Enter را فشار دهید.

درس چهارم- قالب بندی، ترازبندی و کارهای بیشتر با سلول ها

در این درس ادامه کار با سلول ها را خواهیم آموخت. مواردی همچون: قالب بندی، شیوه نمایش اعداد، تاریخ و ساعت در یک سلول، ترازبندی محتوای درون سلول، خصوصیت های قلم، خصوصیت های کادر سلول و رنگ آمیزی یک سلول.

قالب بندی: به تنظیمات درون یک سلول، قالب بندی سلول می گویند. به عنوان مثال، وقتی اعداد را سه رقم سه رقم با علامت کاما جدا کنیم، سلول را به یک نوعی «قالب بندی» کرده ایم. تنظیمات قالب بندی می تواند شامل رنگ، اندازه، نوع داده و... باشد.

 

شیوه نمایش اعداد، تاریخ و ساعت در یک سلول
در زبانه Home و در بخش Number گروهی گزینه وجود دارد که برای شیوه نمایش اعداد، تاریخ و ساعت در یک سلول از آنها استفاده می شود. در تصویر زیر کاربرد گزینه های زبانه اول توضیح داده شده است.

درس سوم- کار با سلول ها

همانطور که پیشتر اشاره شد، یک سلول می تواند یک «مقدار» یا یک «فرمول» را بپذیرد. برای وارد کردن داده در یک سلول، کافیست که بر روی آن سلول کلیک چپ کنید و سپس داده مورد نظر را تایپ کنید. برای اینکه داده مورد نظر را در نهایت به سلول اختصاص دهید، باید پس از وارد کردن، یکی از کلیدهای Enter یا Tab از صفحه کلید را فشار دهید.

در صورتی که کلید Enter را انتخاب کنید، بعد از اینکه داده به سلول اختصاص داده شد، مکان نما در سلول زیرین قرار می گیرد. در صورتی که کلید Tabرا انتخاب کنید، داده به سلول اختصاص داده شده و مکان نما در سلول بعدی قرار می گیرد.