درس دوازدهم- چند ترفند دیگر در پاورپوینت

خسته نباشید! شما تاکنون با بیشتر گزینه ها و قابلیت های نرم افزار پاورپوینت آشنا شده اید. در این درس که به عنوان آخرین درس این دوره آموزشی به شما ارائه می شود،‌به بررسی برخی قابلیت ها و ترفند‌های دیگر در پاورپوینت می پردازیم.

 

برخی قابلیت های نرم افزار  پاورپوینت برای متون انگلیسی
از آنجا که نرم افزار پاورپوینت، به طور پیش فرض برای انگلیسی زبان ها تهیه شده، این برنامه قابلیت های خاصی برای زبان انگلیسی دارد.

اگر یک متن انگلیسی تایپ کرده اید، می توانید درستی واژه ها و گرامر متن تایپ شده را کنترل کنید. برای این کار پس از انتخاب متن مورد نظر، از زبانه Review گزینه Spelling & Grammar را انتخاب کنید.

در این صورت پنجره ای باز می شود که واژه هایی که نرم افزار آنها را «ناصحیح» تشخیص داده، در آن نشان داده می شود. در بخش پایینی پنجره، واژه های پیشنهادی نرم افزار را می بینید که معمولا، واژه نخست، واژه صحیح است.

 

درس یازدهم- نماها و آشنایی با اسلایدهای الگو

در درس قبل با شیوه های متفاوت اجرای اسلاید به صورت خودکار و دلخواه آشنا شدیم. در این درس انواع نماها در حین طراحی، و همچنین آشنایی و اصول ایجاد اسلایدهای الگو را خواهیم آموخت.

یک سند پاورپوینت به جز حالت اجرا (Slide Show) که در درس قبل خواندیم، دارای ۳ نمای اصلی‌ است. این نماها عبارتند از Normal و Slide Sorter و Notes Page که از زبانه View قابل انتخاب هستند.

Normal View: این نما، به طور پیش فرض انتخاب شده و حالت طبیعی نمایش یک سند پاورپوینت است. در این نما می توان محتوای اسلایدها را طراحی کرد و یا اقدام به درج عکس و یا تصویر و همچنین حذف و اضافه کردن خود اسلایدها نمود. تصویر زیر نمای نرمال را نشان می دهد.

Slide Sorter: با استفاده از این نما می توان همه اسلایدها را یکجا و در اندازه کوچک مشاهده کرد. در این نما نمی توان محتوای اسلایدها را طراحی کرد اما می توان اسلایدها را حذف و اضافه و یا جابجا کرد. تصویر زیر نمای Slide Sorter را نشان می دهد.

درس دهم- شیوه های اجرای اسلایدها

در درس های قبل به طور خلاصه آموختیم که برای اجرای یک اسلاید می توان از کلید F5 استفاده کرد و برای خروج از حالت نمایشی نیز کافی است کلید Esc از صفحه کلید را فشار دهید.

در این درس با شیوه های متفاوت اجرای اسلاید به صورت خودکار و دلخواه آشنا خواهیم شد.

این شیوه ها در زبانه Slide Show قرار دارند.

اجرای اسلاید نخست تا اسلاید آخر (From Beginning): ساده ترین شیوه اجرای یک اسلاید، استفاده از گزینه From Beginning است که از نخستین اسلاید شروع به اجرا می کند.

اجرای اسلایدها از اسلاید اخیر (From Current Slide): اگر می خواهید پروژه یتان از آخرین اسلایدی که طراحی کرده اید نمایش داده شود، بر روی گزینه From Current Slide کلیک کنید.

اجرای سفارشی اسلاید (Custom Slide Show): اگر می خواهید اسلایدهایتان به شیوه دلخواه خودتان نمایش داده شود، بر روی گزینه Custom Slide Show کلیک کنید. در این صورت پنجره ای باز می شود که پس از کلیک بر روی گزینه New می توان یک شیوه سفارشی برای نمایش ایجاد کرد.

همانطور که در تصویر بالا می بینید، همه اسلایدهایی که طراحی کرده اید در ستون سمت چپ (Slides in Presentation) وجود دارد. با کلیک بر روی شماره هر اسلاید، می توانید آن اسلاید را انتخاب کنید. در این صورت دکمه Add فعال می شود. حال بر روی دکمه Add کلیک کنید تا اسلاید انتخاب شده به ستون سمت راست (Slides in Custom Show) منتقل شود. (برای حذف اسلایدها هم بر روی اسامی ستون سمت راست کلیک و دکمه Remove را کلیک کنید. بدین ترتیب لیستی از اسلایدهای ترتیبی خودتان را در ستون سمت راست ایجاد می کنید. در نهایت کلید OK را برای اجرای این شیوه کلیک کنید. حال در صورت اجرای اسلاید خواهید دید که اسلایدها به ترتیبی که شما چیده اید نمایش داده خواهند شد.

 

درس نهم- درج نمودار در یک سند

همانطور که می دانید، بسته نرم افزاری آفیس از مجموعه نرم افزارهایی تشکیل شده که بین آنها نوعی ارتباط از نظر ساختاری و گزینه ها وجود دارد. نرم افزار اکسل (Excel) برای انجام محاسبات ریاضی و کشیدن نمودار به وسیله ابزارهای گرافیکی به کار می رود و توانایی انجام محاسبات پیچیده ریاضی را دارد. برای درج نمودار در پاورپوینت لازم است که آشنایی مختصری با نرم‌افزار Excel داشته باشیم، چرا که داده های نموادر از طریق نرم افزار Excel  قابل ویرایش و تغییر است.

نکته: در صورت تمایل به یادگیری نرم افزار اکسل، می توانید در دوره «مایکروسافت آفیس- اکسل» درسنامه شرکت کنید.

برای درج نمودار، ابتدا از زبانه Insert گزینه Chart را انتخاب می کنیم:

همانطور که در تصویر مشاهده می کنید، می توان نمودارهای ستونی، خطی، دایره ای و انواع دیگری از نمودارها که در لیست سمت چپ پنجره نشان داده شده را انتخاب کرد.

ما برای درج اطلاعات و ویرایش آن در نرم افزار Excel، یک نمودار خطی را انتخاب می کنیم. به محض انتخاب، یک سند Excel در کنار سند پاورپوینت باز می شود.

درس هشتم- درج اشکال گرافیکی (Shape) و اشکال هنری (Smart Art)

در درس قبل چگونگی درج جدول و عکس را آموختیم. در این درس با گزینه های بیشتری از زبانه Insert آشنا خواهیم شد.

 

درج اشکال گرافیکی
در زبانه Insert گزینه ای به نام Shape وجود دارد. این گزینه در بخش Drawing از زبانه Home نیز وجود دارد که در درس سوم با آن آشنا شدیم اما در این درس به بررسی دقیق تر این بخش خواهیم پرداخت.

از این بخش می توانید اشکال گرافیکی مختلفی را در یک سند پاورپوینت وارد کنید و بر حسب نیاز بر روی آن طراحی های خود را انجام دهید. برای این کار یکی از اشکال مورد نظرتان را انتخاب کنید، در این صورت شکل ماوس و علامت «مکان نما» به صورت علامت مثبت (+) ظاهر می شود که با رسم آن بر روی هر نقطه ای از صفحه و به اندازه دلخواه، می توان شکل مورد نظر را ترسیم کرد. 

برای اضافه کردن متن به شکل گرافیکی درج شده کافی است بر روی شکل کلیک کرده و متن خود را تایپ کنید.

بعد از کشیدن تصویر، یک زبانه «مخفی» با نام Format به زبانه های اصلی اضافه می شود. گزینه های این زبانه برای ویرایش شکل کشیده شده به کار می رود.

درس هفتم- درج جدول و تصویر در یک سند پاورپوینت

گاهی لازم است برای ارائه بهتر مطالب از جدول و یا تصویر در اسلایدها استفاده کرد. در این درس به بررسی روش های درج و ویرایش جدول و تصاویر خواهیم پرداخت.

 

درج جدول
برای درج جدول ۲ روش وجود دارد.

روش اول: تعیین خانه های جدول

ساده ترین شکل درج جدول، تعیین تعداد خانه های جدول است. شما تنها اندازه طول و عرض را مشخص می کنید، و نرم افزار، به صورت اتوماتیک جدول را برای شما درج می کند.

برای این کار از زبانه Insert گزینه Insert Table را انتخاب کنید. در این صورت پنجره زیر باز می شود:

از بخش Number of columns تعداد ستون ها و از بخش  Number of rows تعداد سطرهای جدول مورد نظرتان را انتخاب کنید. در صورتی که این پنجره را OK کنید، یک جدول ۵ در ۲ ترسیم خواهد شد.

نکته: اگر تعداد ستون های جدول ۱۰ یا کمتر از ۱۰، و اگر تعداد سطرهای جدول ۸ یا کمتر از ۸ باشد، می توانید جدول را به صورت ساده تری درج کنید. برای این کار از خانه های مربعی شکلی که با کلیک بر روی گزینه Table مشاهده می کنید، استفاده کنید. با حرکت ماوس بر روی این خانه ها، می توانید اندازه جدول را در بخش بالای آن ببینید و جدول مورد نظرتان را انتخاب کنید. در عین حال از روش قبلی هم می‌توان به صورت دستی، تعداد سطر و ستون را تنظیم کرد.

درس ششم- ایجاد دکمه های عملیاتی، درج پیوند، واژه های هنری و نمادها

همانطور که در درس های قبل توضیح داده شد، برای اجرای یک اسلاید می توانید از کلید F5 استفاده کنید. در صورتی که اسلاید به صورت ساده آماده شده باشد، می توان با کلیدهای حرکتی، صفحه به صفحه اسلاید را به مخاطب نشان داد.

اما به جز این، می توانید برای هر اسلاید جلوه های ویژه ای در نظر بگیرید و اسلایدها را به یکدیگر پیوند کنید و دکمه های خاصی طراحی کنید که از آن برای پخش فیلم و اجرای نرم افزارهای خاص استفاده می شود. چگونه؟ عجله نکنید! قدم به قدم با درسنامه همراه باشید!

 

درج یک پیوند ساده در یک اسلاید
اگر واژه یا متنی را اصطلاحا Hyperlink کنید، می توانید با کلیک بر روی آن واژه یا متن، به محل جدید وارد شوید. به طور مثال فرض کنید می خواهید عبارت «این سایت» شما را به یک صفحه اینترنتی هدایت کند. برای این کار، ابتدا عبارت «این سایت» را انتخاب کنید و با کلیک بر روی گزینه Hyperlink از زبانه Insert آدرس سایت مورد نظر را وارد کنید.

از طریق گزینه Hyperlink می توان واژه ها و عبارات را به جز سایت ها، به محل های دیگری نیز پیوند (لینک) کرد. کافی است به جای درج آدرس در محل مورد نظر، از سمت چپ پنجره باز شده محلی را برای پیوند انتخاب کرد. مثلا در تصویر زیر، عبارت «این سایت» به درایو E پیوند شده است.

درس پنجم- طراحی انیمیشن و متحرک سازی در اسلایدها

یکی از روش های ارائه زیباتر مطالب، ایجاد انیمیشن و متحرک سازی متون در اسلایدها است. منظور از متحرک سازی در پاورپوینت، متحرک سازی در هنگام تعویض دو اسلاید و یا متحرک کردن محتویات اسلاید است که هر دو، هدفی جز جذاب کردن ارائه مطلب را دنبال نمی کنند.

در حالت اول (متحرک سازی در هنگام تعویض دو اسلاید) می توان اسلاید بعدی را از پایین به بالا، چپ به راست، کمرنگ به پر رنگ و.... متحرک کرد. 

در حالت دوم (متحرک سازی محتویات اسلاید) می توان یک متن، یک تصویر و یا یک شکل از اشکال موجود که درون یک اسلاید قرار دارند را حرکت داد.  همچنین می توان متون را به صورت متحرک در یک اسلاید نمایش داد. در این درس به آشنایی و چگونگی طراحی این انیمیشن ها خواهیم پرداخت.

 

متحرک‌سازی متن در یک اسلاید
برای عملیات مربوط به متحرک سازی از گزینه های زبانه Animation استفاده می شود. متحرک کردن متون می تواند انواع متفاوتی داشته باشد. مثلا نمایش متن از حالت بی رنگ به پر رنگ می تواند یک نوع «متحرک سازی» باشد. تفاوت متونی که دستور متحرک سازی بر روی آنها اجرا شده تا زمانی که اسلاید اجرا نشود با گزینه های غیر متحرک مشخص نخواهد شد.

برای متحرک سازی یک متن کافی است متن مورد نظر را انتخاب و گزینه انیمیشن که در حالت پیش فرض در بخش No Animation تنظیم است را به یکی از سه حالت Fade و Wipe و Fly in تغییر دهید.

درس چهارم- طراحی و زیباسازی اسلایدها

در این درس، مجموعه گزینه های زبانه Design که عموما برای طراحی و زیباتر کردن اسلایدها به کار می رود را بررسی خواهیم کرد.

 

گزینه Page Setup
با استفاده از این گزینه می توان شیوه نمایش اسلایدها را بر روی ویدئو پروژکتورها تنظیم کرد. به عنوان مثال می توان صفحات را به صورت افقی و یا عمودی نشان داد و میزان طول و عرض اندازه هر اسلاید را تنظیم کرد. حالت Landscape که بخش Orientation (در سمت راست پنجره  Page Setup) نشان داده شده، حالت پیش فرض نرم افزار پاورپوینت است. یعنی صفحات را به صورت مستطیلی که طول آن بزرگتر از عرض آن است، نشان می دهد. بهتر است از حالت Portrait برای زمانی استفاده کنید که می خواهید سندتان را چاپ کنید.

گزینه های سمت چپ نیز به ترتیب:

Slides size for: با استفاده از این بخش می توانید اندازه اسلایدها را براساس نوع ارائه مطالب (از ارائه مطالب در ویدیو پروژکتور، در کامپیوتر و یا حتی چاپ در برگه A4) تنظیم کنید.

Width: از این گزینه می توان اندازه عرض را به صورت دستی تنظیم کرد.

Height: از این گزینه می توان اندازه طول را به صورت دستی تنظیم کرد.

Number slides from: اگر اسلایدهایتان را شماره گذاری کرده باشید، با استفاده از این گزینه می توانید نخستین اسلاید را با شماره ای که در اینجا وارد می کنید تنظیم کنید. به عنوان مثال اگر شماره ۳ را وارد کنید، در هنگام نمایش، نخستین اسلایدتان با شماره صفحه «۳» ظاهر می شود.

Slide Orientation: همانطور که در گزینه Page Setup اشاره شد، این گزینه برای تنظیم کردن صفحات به دو حالت افقی و عمودی به کار می رود. در تصویر زیر اسلایدها در حالت Portrait تنظیم شده است.

درس سوم- تنظیمات پاراگراف و درج اشکال در اسلایدها

در درس قبل با گزینه های بخش Font از زبانه Home آشنا شدیم. در این درس به معرفی و توضیح کارکرد گزینه های بخش Paragraph خواهیم پرداخت.

 

مرتب سازی (Alignment)
برای مرتب سازی متن نوشته شده در سند پاورپوینت، ابتدا باید مشخص کنید که متن شما به انگلیسی است یا فارسی. اگر متن به فارسی است، باید مکان نما را به طور پیش فرض «راست به چپ» تنظیم کنید. در این صورت با رفتن به خط بعدی، مکان نما به طور پیش فرض در سمت راست قرار می گیرد و واژه ها از راست به چپ نوشته می شوند.

برای این کار از دو آیکون زیر استفاده کنید. 

متن های نوشته شده در اسلایدهای پاورپوینت را می توان به چهار بخش «راست چین»، «چپ چین»، «وسط چین» و «چیدمان مرتب از دو سمت» تنظیم کرد.

برای تنظیم متن به هر کدام از این چهار حالت، ابتدا پاراگراف مورد نظر از متن را انتخاب و سپس با استفاده از آیکون های مرتب سازی، تغییرات را به پاراگراف اعمال می کنیم.

در تصویر زیر آیکون های مرتب سازی را می بینید:

این آیکون ها، همانطور که از شکل شان هم پیداست، به ترتیب برای چیدمان مرتب از دو سمت، راست چین کردن، وسط چین کردن و چپ چین کردن پاراگراف انتخاب شده به کار می رود.

به مثال زیر توجه کنید: