اصول مدیریت ایمیل - بخش دوم
در
درس قبلی به مورد مهم برای مدیریت صحیح ایمیل پرداختیم. در آخرین درس
ادامه این شیوه ها را می خوانید. برخی از آنها هم تاکید و مروری است بر
چیزهایی که در طی این دوره آموخته اید.
- ایمیل های کوتاه بنویسید.
نوشتن ایمیل های کوتاه، مختصر و موجز هنری است که با کمی تلاش می توان در
آن استاد شد. اما مانند هر کاری نیاز به تمرین و ممارست است. هنگامی که می
خواهید ایمیل را ارسال کنید، چند لحظه دست نگه داشته و دوباره به متن تان
فکر کنید. کلمات، عبارات، جملات و حتی پاراگراف های غیر ضروری را حذف کنید.
از اینکه مستقیما سراغ اصل مطلب بروید هراس نداشته باشید. اغلب مردم می
دانند که ایمیل برای پاسخ های سریع و صریح است. لذا از اینکه آداب سخنوری و
گفتگوی رو در رو را در آن رعایت نکرده اید، از شما نمی رنجند.
هم شما وقت کمتری برای نوشتن ایمیل کوتاه و موجز صرف می کنید، هم دریافت
کننده بابت اینکه وقت اش بابت خواندن یک مطلب طولانی برای یک درخواست کوچک
هدر نرفته، خوشحال است.
- در نوشتن "موضوع" (Subject) ایمیل حرفه ای شوید.
باز هم روی این موضوع تاکید می کنیم، مهمترین عنصر یک نامه الکترونیک بخش
موضوع یا سابجکت آن است. در حقیقت برخی اوقات با یک خط سابجکت حرفه ای و
ماهرانه، گیرنده نامه حتی نیازی به خواندن متن آن هم نخواهد داشت.
کلید
اصلی سابجکت نویسی این است: سابجکت باید مرتبط با موضوع، تشریحی و تا حد
ممکن خلاصه باشد. باید در یک جمله منظورتان را برسانید. شما نیاز دارید که
توجه گیرنده را در اولین نگاه جلب کنید، تا ایمیل شما جزو اولویت های
رسیدگی وی قرار گیرد. مثلا می توانید موضوعی یا کاری را که برای آن ایمیل
زده اید بنویسید. در کنار آن هم نام شرکت تان و یا پروژه مورد توجه گیرنده
را بنویسید. در سابجکت از کلماتی مانند فوری، ضروری، خیلی مهم، Urgent و
مانند آن فقط هنگامی استفاده کنید که واقعا لازم است. سعی کنید چوپان
دروغگو نشوید.
- برای پاسخ به ایمیل ها از "پاسخ" (Reply) استفاده کنید.
برخی افراد هنگامی که می خواهند پاسخ ایمیلی را ارسال کنند، از دکمه
"نوشتن" (Compose)ایمیل شان برای ایجاد پیام استفاده می کنند. اما با این
کار گیرنده را بیشتر گیج می کنند. زیرا شما برای وی یک ایمیل ارسال کرده
اید که سابجکت آن با ایمیل ارسالی وی تفاوت دارد، هیچ نشانی هم از ایمیلی
که وی ارسال کرده بود در آن نیست!
همیشه
و همیشه برای پاسخ به ایمیل یک فرد از دکمه Reply استفاده کنید. با این
کار به صورت خودکار سابجکت به این صورت در می آید: Re:سابجکت ایمیل دریافتی
این کار به گیرنده کمک می کند که بداند این پاسخ در جواب کدام پیام وی
نوشته شده است. همچنین کپی از متن پیام ارسالی وی در زیر پاسخ شما قرار می
گیرد تا ارتباط پاسخ با موضوع توسط شما و گیرنده فراموش نشود.
برای پاسخ به یک ایمیل دسته جمعی که می خواهید جواب تان برای همه آنها ارسال شود هم به راحتی می توانید از منوی باز شونده دکمه ریپلای، گزینه Reply To All انتخاب کنید.