چند ترفند دیگر در نرم افزار Word

خسته نباشید! شما تا کنون با بیشتر گزینه ها و قابلیت های نرم افزار Word آشنا شده اید. در این درس که به عنوان آخرین درس این دوره آموزشی به شما ارائه می شود،‌ به بررسی برخی قابلیت ها و ترفند‌های دیگر در نرم افزار Word می پردازیم.

 

برخی قابلیت های نرم افزار Word برای متون انگلیسی
از آنجا که نرم افزار Word، به طور پیش فرض برای انگلیسی زبان ها تهیه شده، این برنامه قابلیت های خاصی برای زبان انگلیسی دارد که تاکنون با برخی از آنها، از جمله بزرگ و کوچک کردن حروف انگلیسی و حرف ابتدای کلمه آشنا شده ایم.

در این درس به برخی دیگر از این قابلیت ها می پردازیم.

کنترل درستی‌ واژه‌ها و گرامر
اگر یک متن انگلیسی تایپ کرده اید، می توانید درستی‌ واژه ها و گرامر متن تایپ شده را کنترل کنید. برای این کار پس از انتخاب متن مورد نظر، از زبانه Review گزینه Spelling & Grammar را انتخاب کنید.

در این صورت پنجره ای باز می شود که واژه هایی که نرم افزار آنها را «ناصحیح» تشخیص داده، در آن نشان داده می شود. در بخش پایینی پنجره، واژه های پیشنهادی نرم‌افزار Word را می بینید که معمولا، واژه نخست، واژه صحیح است.

سرویس های پستی و نامه نگاری در نرم افزار Word

ساخت پاکت نامه و قابلیت ادغام پستی
با استفاده از زبانه Mailing در نرم افزار Word می توان عملیاتی مرتبط با سرویس های پست الکترونیکی انجام داد. از سوی دیگر، می توان کاغذ را به شکل «پاکت نامه» ایجاد و چاپ کرد. برای ساخت یک پاکت نامه، باید از زبانه Mailing و از بخش Create گزینه Envelopes را انتخاب کنید. در این صورت، پنجره‌ ای باز می شود که از شما آدرس فرستنده و گیرنده را می خواهد. در بخش Delivery Address، آدرس دریافت کننده و در بخش Return Address، آدرس فرستنده را وارد کنید.

پس از درج آدرس، بر روی گزینه Options کلیک کنید تا تنظیمات بیشتری بر روی پاکت ایجاد شده قرار دهید. در پنجره باز شده و از بخش Envelope size می توان اندازه پاکت را تغییر داد.

ایجاد فهرست، منابع و پاورقی

ایجاد فهرست
بعد از تکمیل یک سند، به ویژه اگر این سند یک «جزوه آموزشی»، «پایان‌نامه» و یا یک «کتاب» باشد، نیاز است که برای آن فهرستی از مطالب تهیه کرد.

برای ایجاد یک فهرست، ابتدا باید «تیترها» را در سندتان مشخص کنید. برای این کار از زبانه Home و از بخش Style به هر کدام از تیترهایتان یک  Heading اختصاص دهید.

بدین صورت که به طور مثال، تیترهای اصلی را با Heading 1 و تیترهای فرعی را با Heading 2 مشخص کنید. ممکن است تیترهای فرعی، خود نیز به تیترهای زیر گروه تقسیم شوند. در این صورت زیرتیترهای Heading 2 را با Heading 3 مشخص کنید. به مثال زیر توجه کنید.

فرمت بندی صفحات

گزینه های زبانه Page Layout برای ساختار و فرمت دهی به صفحات یک سند استفاده می شوند. در این درس با مهمترین بخش ها و گزینه های این زبانه، آشنا خواهیم شد.

 

تنظیمات صفحه
فاصله متن با کناره های صفحه
گزینه های بخش Page Setup برای تنظیمات اولیه یک صفحه به کار می رود. اگر بخواهید شروع و پایان یک متن، به میزان مشخصی از سمت چپ و راست و بالا و پایین صفحه درج شود،‌ با استفاده از گزینه Margins می توانید این عملیات را انجام دهید.

به طور مثال، اگر گزینه Narrow را از منوی Margin انتخاب کنید،‌ فاصله نوشته ها با کناره های صفحه بسیار کم خواهد شد.

همچنین گزینه Moderate، فاصله نوشته ها با بخش بالا و پایین صفحه را زیاد می کند.

عمودی و افقی کردن صفحه
یک صفحه از یک سند Word در حالت پیش فرض، صورت مستطیلی شکل و شبیه به یک برگه A4 است. با استفاده از گزینه Orientation می توان صفحه را به حالت افقی یا عمودی تنظیم کرد.

درج واژه های هنری، امضای اسناد و نمادها در Word

بررسی بخش‌های Text و Symbols از زبانه  Insert
زبانه  Insert شامل هفت زیر مجموعه است که تاکنون با ۵ بخش از آن آشنا شده ایم. در این درس به بررسی بخش های Text و Symbols خواهیم پرداخت.

بررسی بخش Text
این بخش شامل هفت گزینه است.

این گزینه ها را از چپ به راست بررسی می کنیم.

گزینه Text Box
با استفاده از این گزینه می توان متن را در یک باکس (جعبه) نوشت. این بخش برای طراحی صفحاتی که شبیه روزنامه هستند، کاربرد دارند. به عنوان مثال، فرض کنید در یک صفحه، مصاحبه با یک شخص به صورت سوال و جواب درج شده، اما در میانه صفحه، بخشی از جملات فرد مصاحبه شونده به منظور برجسته شدن در یک ( Text box) یا جعبه متن قرار می گیرد.

درج لینک، سربرگ، پاورقی و شماره گذاری صفحات

بررسی گزینه های بخش Links از زبانه Insert

بخش لینک از سه گزینه Hyperlink و Bookmark و Cross-reference تشکیل شده است. گزینه های این بخش عمدتا برای درج یک «پیوند» به محلی دیگر استفاده می شوند.

گزینه Hyperlink
اگر واژه یا متنی را اصطلاحا Hyperlink کنید، می توانید با کلیک بر روی آن واژه یا متن، به محل جدید وارد شوید. به طور مثال فرض کنید می خواهید عبارت «این سایت» شما را به یک صفحه اینترنتی هدایت کند. برای این کار، ابتدا عبارت «این سایت» را انتخاب کنید و با کلیک بر روی گزینه Hyperlink آدرس سایت مورد نظر را وارد کنید.

از طریق گزینه Hyperlink می توان واژه ها و عبارات را به جز سایت ها، به محل های دیگری نیز پیوند (لینک) کرد. کافی است به جای درج آدرس در محل مورد نظر، از سمت چپ پنجره باز شده محلی را برای پیوند انتخاب کرد. مثلا در تصویر زیر، عبارت «این سایت» به درایو E پیوند شده است.

نمودارها

درج نمودار
همانطور که پیش تر گفته شد، بسته نرم افزاری آفیس از مجموعه نرم افزارهایی تشکیل شده که بین آنها نوعی ارتباط از نظر ساختاری و گزینه ها وجود دارد. نرم افزار اکسل (Excel) برای انجام محاسبات ریاضی و کشیدن نمودار به وسیله ابزارهای گرافیکی به کار می رود و توانایی انجام محاسبات پیچیده ریاضی را دارد. برای درج نمودار در نرم افزار Word لازم است که آشنایی مختصری با نرم‌افزار Excel داشته باشیم چرا که داده های نمودار از طریق نرم افزار Excel قابل ویرایش و تغییر است.

برای درج نمودار، ابتدا از زبانه Insert گزینه Chart را انتخاب می کنیم:

همانطور که در تصویر مشاهده می کنید، می توان نمودارهای ستونی، خطی، دایره‌ای و انواع دیگری از نمودارها که در لیست سمت چپ آمده را انتخاب کرد.

درج اشکال گرافیکی

در درس های قبل چگونگی درج جدول و عکس را آموختیم. در این درس با گزینه های بیشتری از زبانه Insert آشنا خواهیم شد.

برای زیباسازی متن تایپ شده، گاهی نیاز است که از اشکال گرافیکی و نمودار در پروژه ها استفاده کنیم.

 

درج اشکال گرافیکی
در زبانه  Insert گزینه ای به نام Shape وجود دارد. از این بخش می توانید اشکال گرافیکی را در سند خود رسم کنید. برای این کار یکی از اشکال مورد نظرتان را انتخاب کنید، در این صورت شکل ماوس و علامت «مکان نما» به صورت علامت مثبت (+) ظاهر می شود که با رسم آن بر روی هر نقطه ای از صفحه و به اندازه دلخواه، می توان شکل مورد نظر را ترسیم کرد.

 

کار با تصاویر

همانطور که در درس های قبل اشاره کردیم، گزینه هایی که در زبانه Insert وجود دارند، برای درج کردن اشکال، جدول ها و تصاویر در نرم افزار Word به کار می روند.

در درس قبل با درج جدول آشنا شدیم. در این درس کار با تصاویر را خواهیم آموخت.

برای درج تصویر، از زبانه Insert گزینه Picture را انتخاب می کنیم. بعد از انتخاب این گزینه، پنجره ای باز می شود که می توانید عکس مورد نظرتان را از حافظه کامپیوترتان انتخاب و گزینه Insert را کلیک کنید.

بعد از درج یک تصویر در نرم افزار، زبانه Format ظاهر می شود که گزینه های مربوط به این زبانه، برای ویرایش تصویر به‌کار می روند.

این گزینه ها را از چپ به راست بررسی می کنیم.

 

کار با جدول ها

درج جدول
درج جدول در نرم افزار Word یکی از مهم ترین بخش هایی است که برای مسلط شدن بر آن نیاز به تمرین کافی دارید.

در این درس، شیوه درج و ویرایش جدول های مختلف توضیح داده خواهد شد، اما بهتر است به مثال های این درس اکتفا نکنید و سعی کنید جداول متعددی را ترسیم کنید تا تسلط کافی پیدا کنید.

 

روش اول: تعیین خانه های جدول
ساده ترین شکل درج جدول، تعیین تعداد خانه های جدول است. شما تنها اندازه طول و عرض را مشخص می کنید و نرم‌افزار به صورت اتوماتیک جدول را برای شما درج می کند.

برای این کار از منوی Table گزینه Insert Table  را انتخاب کنید. در این صورت پنجره زیر باز می شود: