کار با صفحات و شیوه های نمایش یک سند

در درس های قبل با گزینه های مربوط به زبانه Home آشنا شدیم. در این درس با نخستین بخش از زبانه Insert و همچنین مهم ترین گزینه های زبانه View آشنا خواهیم شد.

 

کار با صفحات
نخستین بخش از منوی Insert، کار با صفحات است که در بخش Page در تصویر زیر نشان داده شده است.

اضافه کردن سربرگ (صفحه روی جلد) در صفحه نخست
برای تنظیم یک مجموعه نوشتاری در نرم افزار Word، تهیه یک سربرگ و یا صفحه روی ضروری به نظر می رسد.

برای این کار از گزینه Cover Page استفاده کنید و از نمونه سربرگ های موجود، یک سربرگ را انتخاب کنید.

بعد از درج سربرگ، نخستین کار ویرایش عبارت های نوشته شده است. در این سربرگ ها عبارت هایی همچون Type the document title و Type the document subtitle نوشته شده که با کلیک بر روی آنها، می توانید «عنوان» و «زیر عنوان» مورد نظرتان را به جای آن درج کنید.

برای حذف سربرگ ایجاد شده کافی است از منوی Cover Page گزینه Remove current cover page را انتخاب کنید.

ایجاد صفحه خالی
برای ایجاد یک صفحه خالی بین دو صفحه، از گزینه Blank Page استفاده کنید. طبیعی  است که به تعداد کلیک بر روی این گزینه، صفحه خالی در سندتان ایجاد می شود.

منتقل کردن پاراگراف ها به صفحه بعدی
گزینه Page Break، سومین گزینه از گزینه‌های مربوط به کار با صفحات است. با کلیک بر روی این گزینه، مکان‌نما در هر نقطه‌ای قرار داشته باشد، تمام عبارت‌های بعد از آن به ابتدای صفحه بعدی منتقل می‌شود.

 

شیوه های نمایش یک سند
یک سند Word را می توان به ۵ شیوه نمایش داد. این شیوه ها در بخش Document views از زبانه View قابل انتخاب هستند.

شیوه Print Layout
متداول ترین شیوه نمایشی، شیوه Print Layout است. این شیوه به شما نشان می دهد که سند شما هنگام چاپ، به چه صورتی چاپ خواهد شد. در واقع صفحه تنظیم شده در این سند، حکم یک صفحه A4 را دارد که فاصله واژه ها از چهار طرف در هنگام نوشتن در سند Word به میزان متناسبی در هنگام چاپ هم تنظیم می شود.

شیوه Full Screen Reading
با استفاده از این شیوه، می توان سند را به صورت نمایش کامل در صفحه مشاهده کرد. این گزینه زبانه ها و منوها را به شما نشان نمی دهد اما به جای آن، متن به صورت بزرگتر و واضح تری نشان داده خواهد شد. استفاده از این شیوه برای خواندن متون Word توصیه می شود. برای خروج از این حالت، کافی است صفحه Full Screen شده را ببندید. در این صورت مجددا به حالت Print Layout باز خواهید گشت.

شیوه Web Layout
این شیوه سند شما را به صورت درج شده در یک صفحه وب نشان می دهد.

شیوه Outline
این شیوه برای ساختار بندی متن نوشته شده در یک سند به کار می رود. به خصوص وقتی که می خواهید برای متن خود فهرستی تهیه کنید. در این شیوه می توان به هر تیتر، یک مرحله «Level» اختصاص داد و هر مرحله را می توان به زیر مراحلی تقسیم کرد. برای خروج از این بخش، گزینه Close Outline View که در سمت راست قرار دارد را کلیک کنید.

شیوه Draft
با استفاده از این شیوه می توان تمام سند را به صورت ساده و در «یک نگاه» تماشا کرد. در حالت Draft، تصاویر و پاورقی ها مشخص نیستند. این شیوه برای تماشای تمام صفحات در یک نگاه به کار می رود.

 

نمایش خط کش و نمایش نقشه سند
دومین بخش از زبانه View بخشی است به نام Show/Hide.

این بخش برای فعال و غیر فعال کردن موارد زیر به کار می رود:

Ruler: با فعال کردن این گزینه، خط کش در صفحه (بالا و سمت چپ) نشان داده می شود و می توانید فاصله خطوط را از چپ و راست، بالا و پایین تنظیم کنید.

Gridlines: این گزینه یک شبکه شطرنجی پشت متن ایجاد می کند. این گزینه برای زمانی که می خواهید شکلی در صفحه درج کنید و اندازه آن را با دقت تنظیم کنید، کاربرد مناسبی دارد.

Document Map: با استفاده از این گزینه می توان «نقشه سند» را مشاهده کرد. یعنی تیترها، زیرتیترها و تیترهای زیر تیترها به طور مرتب نمایش داده می شوند به طوری که نشان می دهد اکنون شما در کجای سند خود قرار دارید.

Thumbnails: این گزینه یک ستون در سمت چپ فعال می کند که صفحات را در آن نشان می دهد. این حالت، سند را شبیه یک سند PowerPoint می‌کند.

 

بزرگنمایی یک سند
برای بزرگ نمایی یک سند از بخش Zoom از زبانه View استفاده می کنیم.

اگر بر روی نماد ذره بین کلیک کنید، پنجره ای که در تصویر زیر نشان داده شده، باز می شود.

همانطور که در تصویر می بینید، نمایش صفحه به صورت پیش فرض در حالت ۱۰۰ درصد قرار دارد. اگر گزینه 200% را کلیک کنید، صفحه دو برابر بزرگنمایی یا «زوم» می شود.

گزینه 75% نیز صفحه را از فضای سه چهارمی به شما نشان می دهد. برای تنظیم دقیق درصد نمایش، درصد مورد نظر خود را در مقابل گزینه Percent وارد کنید و کلید OK را کلیک کنید.

سه گزینه Page width و Text width و Whole Page نیز سه حالت بزرگنمایی پیشنهادی است که می توانید با انتخاب آنها، تغییرات انجام شده در بزرگنمایی را مشاهده کنید. گزینه Many Pages نیز تمام صفحات یک سند را در یک صفحه به شما نشان می دهد.

بازگردیم به بخش های دیگر منوی Zoom.

هر تغییراتی که در بزرگنمایی ایجاد کرده اید، اگر بر روی 100% کلیک کنید، مجددا به حالت اولیه بازخواهید گشت.

یک سند در حالت عادی، به صورت یک صفحه یا «One Page» نشان داده می شود. اگر می خواهید یک سند را به صورت ۲ صفحه ای مشاهده کنید، بر روی گزینه Two Pages کلیک کنید. گزینه Page Width نیز صفحه را به صورت پهن تری (معمولا با بزرگنمایی ۱۵۷ درصد) نشان می دهد.

 

کار با چند سند
اگر همزمان چند سند را باز کرده اید، می توانید با گزینه های بخش Window از زبانه View اسنادتان را مدیریت کنید.

مهم ترین گزینه های بخش Window را از راست به چپ بررسی می کنیم.

گزینه Switch Windows برای تغییر یک سند به سند باز شده دیگر است.

با استفاده از گزینه View Side by Side می توان سندهای باز شده را در کنار یکدیگر مشاهده کرد.

گزینه Split زمانی به کار می رود که بخواهید از یک پاراگراف دلخواه، سندتان را در پشت صفحه موجود مشاهده کنید. اگر بر روی این گزینه کلیک کنید، خطی فعال می شود که با حرکت ماوس می توان محل مورد نظر را انتخاب کرد. با کلیک بر روی محل مورد نظر، سند شما در دو صفحه نشان داده می شود که بخش بالایی، در واقع «پشت صفحه» سند اصلی تان است.

برای بازگشت به حالت اولیه، گزینه Remove Split را کلیک کنید.

گزینه New Window نیز سند را در یک پنجره جدید نشان می دهد.