درس دوازدهم- چند ترفند دیگر در پاورپوینت

خسته نباشید! شما تاکنون با بیشتر گزینه ها و قابلیت های نرم افزار پاورپوینت آشنا شده اید. در این درس که به عنوان آخرین درس این دوره آموزشی به شما ارائه می شود،‌به بررسی برخی قابلیت ها و ترفند‌های دیگر در پاورپوینت می پردازیم.

 

برخی قابلیت های نرم افزار  پاورپوینت برای متون انگلیسی
از آنجا که نرم افزار پاورپوینت، به طور پیش فرض برای انگلیسی زبان ها تهیه شده، این برنامه قابلیت های خاصی برای زبان انگلیسی دارد.

اگر یک متن انگلیسی تایپ کرده اید، می توانید درستی واژه ها و گرامر متن تایپ شده را کنترل کنید. برای این کار پس از انتخاب متن مورد نظر، از زبانه Review گزینه Spelling & Grammar را انتخاب کنید.

در این صورت پنجره ای باز می شود که واژه هایی که نرم افزار آنها را «ناصحیح» تشخیص داده، در آن نشان داده می شود. در بخش پایینی پنجره، واژه های پیشنهادی نرم افزار را می بینید که معمولا، واژه نخست، واژه صحیح است.

 

پیدا کردن معنی واژه ها از «فرهنگ جامع»
در زبانه Review گزینه ای وجود دارد با نام Thesaurus. با استفاده از این گزینه می توان معنی واژه ها و همچنین واژه های مترادف کلمه انتخاب شده را از فرهنگ های جامع انگلیسی پیدا کرد. به طور مثال، در تصویر زیر معادل واژه‌‌ System و همچنین واژه های پیشنهادی به جای آن در ستون سمت راست نوشته شده است. 

 

ترجمه متون انگلیسی به بیش از ۲۰ زبان
در نرم افزار  پاورپوینت می توان متون انگلیسی را به بیش از ۲۰ زبان ترجمه کرد. این کار برای واژه ها هم شدنی است. کافی است واژه یا متن مورد نظر را انتخاب و سپس گزینه Translate را از زبانه Review کلیک کنید. از ستون سمت راست زبان مورد نظر را انتخاب و از بخش پایین انتخاب زبان، گزینه Insert را کلیک کنید. متن ترجمه شده، در زیر متن انتخابی شما درج خواهد شد.

 

اضافه کردن نکته یا پیام به واژه ها
در یک سند پاورپوینت می توان به واژه ها، پیام یا نکاتی را اضافه کرد. این پیام ها می تواند برای اطلاع طراح اسلایدها برای یادآوری در حین کنفرانس باشد. همچنین این پیام ها را می توان در سند نشان داد و یا مخفی کرد.

برای درج یک پیام، ابتدا واژه مورد نظر را انتخاب کنید و سپس از بخش Comment در زبانه Review، گزینه New Comment را کلیک کنید. در این صورت یک مستطیل در سمت راست عبارت انتخاب شده ظاهر می شود و می توانید پیام مورد نظر را در آنجا بنویسید.

برای پاک کردن یک پیام، آن را انتخاب و گزینه Delete از بخش Comment از زبانه Review را کلیک کنید.

گزینه های Previous و Next نیز برای حرکت بین پیام ها به کار می روند. (Previous، مکان نما را به پیام قبلی و Next، مکان نما را به پیام بعدی منتقل می کند.)

گزینه Show Markup پیام ها را در اسلاید نشان می دهد یا مخفی می کند. بدین معنی که اگر پیام ها مخفی باشند، با کلیک بر روی این گزینه، پیام ها نشان داده می شوند و در صورتی که پیام ها در حال نمایش باشند، در صورت کلیک بر این گزینه پیام ها مخفی خواهند شد.

 

بسته بندی نمایشی یک سند
همانطور که تاکنون آموختیم، یک سند پاورپوینت می تواند از مجموعه ای از انیمیشن ها، فونت ها، فایل های صوتی و تصویری تشکیل شود. با استفاده از نرم افزار پاورپوینت می توان تمام قسمت ها را به صورت یک بسته نرم افزاری که می تواند در کامپیوتر و یا سی دی ذخیره شود، تهیه کرد. در این صورت می توان از این بسته حتی در کامپیوترهایی که نرم افزار پاورپوینت بر روی سیستم عامل آنها نصب نیست، استفاده کرد.

برای بسته بندی یک سند ابتدا از دکمه آفیس «بالا سمت چپ» گزینه Publish را انتخاب، و از بین گزینه های موجود، بر روی گزینه Package for CD کلیک کنید.

پس از کلیک بر روی این گزینه،‌ پنجره Package for CD باز می شود.

اکنون در مقابل عبارت Name the CD نامی برای بسته خود انتخاب کنید. سپس بر روی دکمه  Option از همین پنجره کلیک کنید.

در این صورت پنجره جدیدی مانند تصویر زیر باز می شود:

این پنجره شامل سه قسمت است. در بخش اول (Package Type) می توان نوع بسته بندی را مشخص کرد. مثلا اگر گزینه Play all presentations automatically را انتخاب کنید، بسته شما پس از ذخیره شدن در صورت اجرا، همه اسلایدها را به طور خودکار اجرا می کند. اگر می خواهید این اتفاق نیافتد، یعنی مثلا سی دی شما اسلایدها را اتوماتیک وار اجرا نکند، گزینه Don’t play the CD automatically را انتخاب کنید.

در بخش دوم (Include these files) با انتخاب گزینه های Linked Files و Embedded True Type fonts فایل هایی که در نمایش به آنها پیوند داده شده و همچنین فایل های مربوط به فونت های استفاده شده در سند، به بسته بندی شما اضافه خواهند شد. 

بخش سوم (Enhance Security and Privacy) نیز برای رمزگذاری در فایل است که اگر در کادر نخست رمزی را درج کنید،‌برای باز کردن فایل نمایشی بسته یتان، باید آن رمز را وارد کنید.

پس از پایان تنظیمات به پنجره Package for CD بازگشته و بر روی گزینه Copy to CD کلیک کنید. یک سی دی خام در سی دی خوان کامپیوتر خود درج کرده و بسته را بر روی سی دی کپی کنید. 

گزینه Copy to Folder نیز برای ایجاد بسته در حافظه کامپیوترتان استفاده می شود. در صورت کلیک بر روی این گزینه، پنجره زیر باز می شود.

حال نام پوشه خود را در قسمت Folder Name و محل ذخیره سازی پوشه را در قسمت Location وارد کنید.

 

در اینجا این دوره آموزشی به پایان می رسد و امیدواریم که این دوره برای شما مفید بوده باشد و هم اکنون بتوانید به راحتی پاورپوینت های مورد نیاز خود را ایجاد و به خوبی ارائه کنید.