ساخت و مدیریت برچسب و فیلتر در جیمیل

وقت مرتب سازی ایمیل ها رسیده. اگر تعداد زیادی ایمیل دریافت می کنید می دانید که این موضوع تا چه حد اهمیت دارد. تا  به حال چند بار برایتان پیش آمده که دنبال ایمیلی می گشته اید اما موفق به پیدا کردنش نشدید؟ در بسیاری از سرویس ها و برنامه های مدیریت ایمیل، می توانید پیام های دریافتی را بر حسب موضوع، فرستنده، فعالیت مورد نیاز و موارد اینچنینی، در پوشه های جداگانه ذخیره نمایید. در این سرویس ها هر نامه تنها در یک پوشه یا فولدر جا گرفته و امکان دسترسی به آن تنها با به خاطر آوردن نام پوشه و یا استفاده از کادر جستجو میسر است.

 

جیمیل برای مدیریت و آرشیو ایمیل های دریافتی گام بلندی برداشته است. اینجا دیگر خبری از پوشه نیست و شما به جای آن قابلیت Labels یا "برچسب‌ها" را در اختیار دارید، که دقیقا مانند برچسب زدن پرونده های داخل کشوی میز کار و یا شیشه های درون آشپزخانه است. شما می توانید به تعداد نامحدود برچسب تولید کنید و جالب تر اینکه بر روی پیام های دریافتی چندین برچسب بزنید، تا دسته بندی و پیدا کردن آنها آسان تر شود. اگر تا به حال از این امکان جیمیل استفاده نکرده اید زمان اش رسیده تا آن را امتحان کنید و ببینید تا به حال چه امکان مهمی را از دست داده بودید.

 

چگونه یک برچسب بسازیم و از  آن استفاده کنیم؟

بیایید با هم به یک ایمیل برچسب بزنیم. کار ساده ای است.

 

۱- پیامی را که می خواهید برچسب بزنید از لیست "صندوق ورودی" انتخاب کرده و یا آن را باز کنید. 

 

۲- بر روی دکمه "برچسب‌ها" در بالای "صندوق ورودی" کلیک کنید تا منوی آن باز شود.

 

۳- در صورتی که قبلا لیبلی ساخته باشید، نام آن را در این منو می بینید، در غیر این صورت تنها گزینه های "ایجاد برچسب جدید" (Create new) و "مدیریت برچسب‌ها" (Manage labels) را خواهید دید.

 

۴- بر روی عبارت "ایجاد برچسب جدید" کلیک کنید.

 

۵- در کادری که باز می شود نام برچسب جدید را بنویسید و دکمه "ایجاد" را بزنید. با این کار برچسب بر روی ایمیل انتخابی تان چسبانده می شود. این نام می تواند به انگلیسی یا فارسی نوشته شود، ایمیل یا آدرس سایت باشد و حتی نام شخص یا شرکت یا محل خاصی باشد.

 

راه دیگر ساخت برچسب استفاده از گزینه "مدیریت برچسب‌ها" است. از این طریق می توانید برچسب‌های ساخته شده را مدیریت کنید. برچسب جدید بسازید. یا برچسب‌ها را حذف کنید.

 

برای ساخت برچسب جدید در پایین صفحه "مدیریت برچسب‌ها"، بر روی عبارت "ایجاد برچسب جدید" (Create a new label) کلیک کنید تا کادر خالی در اختیارتان قرار گیرد. حال نام برچسب را نوشته و دکمه "ایجاد" را بزنید.

 

برای حذف برچسب هم به سادگی بر روی دکمه "حذف" (remove) در برابر هر کدام از برچسب‌ها کلیک کنید. با این کار برچسب حذف شده و از روی پیام ها هم پاک خواهد شد.

 

امکان دیگری که در این صفحه در اختیار دارید، انتخاب نحوه نمایش برچسب ها در ستون سمت راست جیمیل (سمت چپ در جیمیل انگلیسی) است. با انتخاب گزینه "نمایش" (Show)، برچسب دائما در ستون سمت چپ نمایش داده می شود. گزینه "پنهان کردن" (hide)، آن را در لیست نشان نمی دهد و گزینه "نمایش در صورت خوانده نشده" (show if unread)، باعث می شود برچسب تنها در حالتی که ایمیل خوانده نشده ای در آن باشد، در ستون سمت راست نمایش داده شود.

 

یکی دیگر از شیوه های برچسب زنی، استفاده از فیلتر است. می توانید فیلتر خاصی بسازید که یک برچسب مشخص را بر روی گروه مشخصی از ایمیل ها اعمال کند. این کار به صورت خودکار و بر روی همه ایمیل های جدید اعمال خواهد شد. در ادامه این درس با روش ساخت و کاربردهای فیلتر آشنا می شوید.

 

برای جستجو درون برچسب‌ها هم می توانید به راحتی بر روی آنها کلیک کرده و لیستی از ایمیل های درون هر برچسب را  ببینید. همچنین می توانید با استفاده از جستجوی جیمیل به صورت ترکیبی، به جستجوی ایمیل خاصی درون برچسب‌ها بپردازید. مثلا ما در برچسب Learn به دنبال ایمیلی از درسنامه هستیم. پس در باکس سرچ می نویسیم:  

label:Learn [e-mail]

 

چگونگی ساخت و کاربرد فیلترها

فیلترها معمولا برای دسته بندی، برچسب زنی، ارسال خودکار پیام های دریافتی و کارهای این چنینی به کار می روند. می توانید فیلترها را به عنوان منشی شخصی تان ببینید که کار مرتب سازی ایمیل ها را به صورت خودکار انجام می دهند. برای مثال شما می خواهید ایمیل هایی که از طرف این دوره درسنامه برای تان ارسال می شود را در بایگانی ایمیل تان نگه داری کنید تا بعدا هم بتوانید به درس های این دوره مراجعه کنید و هر زمان که نیاز به مرورشان داشتید آنها را دم دست داشته باشید. 

 

بهترین راه این است که یک برچسب برای این دوره درسنامه ایجاد کنید. برای مثال می توانید نام برچسب را «دوره آموزشی ایمیل» انتخاب کنید. حالا هر ایمیلی که از این دوره برای تان ارسال می شود، با این برچسب علامت گذاری کنید تا همه را یک جا داشته باشید. تا این جا همه چیز خوب است. اما جیمیل کار را برای شما از این هم راحت تر کرده است. می توانید برای جیمیل یک فیلتر تعریف کنید تا خودش به صورت اتوماتیک به این گروه ایمیل ها برچسب «دوره آموزشی ایمیل» را بچسباند. اما چطور؟ 

 

اگر دقت کرده باشید متوجه می شوید که تمام ایمیل های ارسالی از این دوره آموزشی از آدرس [e-mail] ارسال می شوند. حالا می توانید یک فیلتر جدید بسازید و به گوگل بگویید “هر ایمیلی که از این آدرس دریافت کردی را با برچسب «دوره آموزشی ایمیل» علامت گذاری کن.” به همین سادگی! حالا که با اصول این کار آشنا شدید، بهتر است با هم یک فیلتر را به صورت عملی بسازیم:

 

۱- با کلیک بر روی مثلث پایین رو درون کادر جستجوی بالای جیمیل، به بخش جستجوی پیشرفته آن دست خواهید یافت. این بخش به طور هم زمان امکان ایجاد فیلتر را هم برای تان فراهم می آورد. ابتدا در کادر "فرستنده" ایمیلی را که می خواهید فیلتر براساس آن ساخته شود، وارد نمایید، برای مثال: [e-mail]. حال بر روی عبارت "ایجاد فیلتر با این جستجو" در پایین کادر جستجوی پیشرفته کلیک کنید تا به پنجره ایجاد فیلتر منتقل گردید.

 

نکته: در صحفه جستجوی پیشرفته می توانید هر یک از کادرها را بسته به نیازتان پر کرده و آنگاه درخواست ساخت فیلتر را بدهید، الزامی نیست که مثلا کادر فرستنده یا گیرنده یا... را حتما تکمیل نمایید.

 

راه دیگر ساخت فیلتر این است که به صفحه "تنظیمات" جیمیل بروید و برگه "فیلترها" را باز کنید. در پایین صفحه لینک "ساختن یک فیلتر جدید" (Create a new filter) را خواهید یافت.

 

۲- حال اطلاعاتی را که می خواهید فیلتر بر اساس آنها ساخته شود، وارد کنید. اینجا می توانید انواع شرط و شروط را برای جیمیل تعیین کنید تا نامه ها را بر اساس چه مواردی فیلتر کند. همان طور که می بینید دست تان کاملا باز است:

 

* با نوشتن ایمیل در بخش "فرستنده" (From) می توانید کل ایمیل های دریافتی از یک آدرس به خصوص را فیلتر کنید. در مثال بالا که صحبت کردیم باید آدرس دوره را در اینجا وارد کنید. کافی است اینجا بنویسید: [e-mail]

* با نوشتن ایمیل در بخش "گیرنده" (To) می توانید کل ایمیل های ارسالی به آن آدرس را فیلتر کنید.

* با نوشتن عبارت خاصی در بخش "موضوع" (Subject) تمامی ایمیل هایی که در بخش "موضوع"شان این عبارت را داشته باشند، شامل این فیلتر می شوند.

* با نوشتن کلمه و عبارات خاصی در کادر "دارای این کلمات است" (Has the words) می توانید ایمیل های حاوی آن عبارت یا کلمه را فیلتر کنید.

* با استفاده از کادر "بدون" (Doesn’t have) می توانید ایمیل هایی که عبارت مورد نظر در آنها نیست را فیلتر کنید!

* با تیک زدن عبارت "دارای فایل پیوست" (Has attachment) تنها ایمیل هایی را که دارای شرط انتخابی در بالا هستند و پیوست هم دارند، فیلتر خواهند شد.

 

۳- حال با زدن دکمه آبی رنگ "جستجوی آزمایشی" (Test Search) در پایین پنجره، می توانید کارایی شرط انتخابی تان را سنجیده و ایمیل هایی را که شامل شرط مورد نظر هستند، بینید. حتما این کار را انجام دهید تا ببینید آیا فیلترتان درست کار می کند. حالا برای ادامه کار دکمه "ایجاد فیلتر با این جستجو" (Create filter with this search) را بزنید.

 

۴- تا اینجا شرایط فیلتر کردن نامه ها را تعیین کردید. حال انتخاب می کنید که بر روی ایمیل هایی که شرط های صفحه قبل را دارند، چه کاری انجام شود. در این صفحه می توانید یک یا چند عمل هم زمان را انتخاب کنید:

* با تیک زدن "از صندوق ورودی خارج شود" (Skip the Inbox) ایمیل های شامل این فیلتر در لحظه دریافت، آرشیو می شوند و در "صندوق ورودی" دیده نخواهند شد.

 

* با استفاده از "علامت‌گذاری به عنوان خوانده شده" (Mark as read) ایمیل به محض دریافت به عنوان خوانده شده تلقی شده و در "صندوق ورودی" به صورت bold نمایش داده نمی شود.

 

* با تیک "ستاره گذاری کنید" (Star it) ایمیل دریافتی با ستاره زرد رنگ علامت دار می شود و در گروه "ستاره دار" (Starred) هم لیست می شود.

 

* با استفاده از "اعمال برچسب" (Apply the label) می توانید برچسب خاصی را انتخاب کنید تا بر همه ایمیل های واجد شرایط اعمال شود. این تقریبا پرکاربرد ترین بخش فیلترها محسوب می شود. اگر در مرحله قبل آدرس ایمیل این دوره را وارد کرده باشید، حالا می توانید برچسب زنی خودکار را هم در این قسمت انتخاب کنید.

 

* در صورتی که امکان "باز ارسال" یا Forwarding را در جیمیل تان فعال کرده باشید، می توانید با تیک زدن "آن را باز ارسال کنید" (Forward it) و انتخاب ایمیل مورد نظر از لیست مقابل آن، ایمیل های دریافتی با شرایط فیلتر را به صورت خودکار برای آدرس ایمیل یا فرد دیگری هم ارسال کنید.

 

* شاید با برخی ایمیل ها آنقدر مشکل دارید که نمی خواهید در اکانت تان باقی بمانند. یا اینکه دلیلی ندارد ایمیلی بعد از ارسال به اکانت دیگری، در "صندوق ورودی" شما باقی بماند، پس برای خلاص شدن از دست آنها گزینه "حذف شود" (Delete it) را تیک بزنید.

 

* ایمیل های دریافتی از برخی افراد و شرکت ها آن چنان مهم هستند که از دست دادن آنها باعث زیان خواهد شد. خب، اگر برنامه ضد هرزنامه جیمیل آنها را اشتباهی به پوشه هرزنامه فرستاده و پاک کند، چه خواهید کرد؟ برای پیش گیری از این اتفاق می توانید برای آن ایمیل ها فیلتری ساخته و گزینه "هرگز آن را به پیام ناخواسته ارسال نکنید" (Never send it to spam) را تیک بزنید.

 

* اگر از  قابلیت "صندوق ورودی اولویتی" (Priority Inbox) جیمیل استفاده می کنید، شاید بخواهید برخی ایمیل ها از همان ابتدا بعنوان "مهم" (Important) علامت گذاری شوند و برخی هم اصلا در این لیست قرار نگیرند. خب، راه حل استفاده از گزینه های "همیشه به عنوان مهم علامت گذاری شود" (Always mark it as important) و "هیچوقت به عنوان مهم علامت گذاری نشود" (Never mark it as important) است.

 

۵- حال که عمل مورد نظر برای ایمیل های منتخب تان را مشخص کردید، می توانید با زدن دکمه "ایجاد فیلتر" (Create Filter) فیلتر را بسازید. 

 

۶- در پایین صفحه هم می توانید برخی ایمیل های شامل شرط را که تا به حال دریافت کرده اید، مشاهده کنید. اگر دوست دارید فیلتر جدید بر روی آنها هم اعمال شود، ابتدا گزینه "همچنین فیلتر روی --- مطابق با مکالمه اعمال شود." (Also apply filter to --- conversations below) را انتخاب کنید و آنگاه دکمه "ایجاد فیلتر" را بزنید.
 

۷- به همین راحتی، فیلتر ساخته شده و کار خود را به صورت اتوماتیک آغاز می کند. شما هم به صفحه "صندوق ورودی" هدایت خواهید شد. 

 

 

نکاتی برای استفاده مفیدتر از برچسب و فیلتر

۱- یکی از قابلیت های جالب جیمیل امکان انتخاب رنگ برای هر برچسب است. برای این کار به صفحه اول جیمیل بروید. در ستون سمت راست، موس را بر روی نام برچسبی که می خواهید آن را رنگی کنید، نگه دارید. در مربع کنار آن یک علامت جهت نما ظاهر می شود. روی آن کلیک کنید، هورا! رنگ مورد نظرتان را انتخاب کنید تا برچسب تان رنگی شود.

 

۲- برخی برچسب ها اهمیت بیشتری دارند و می خواهید همیشه در بالای لیست در دسترس باشند. اما متاسفانه جیمیل همیشه آنها را بر اساس حروف الفبا مرتب می کند. خب، تنها کافی است قبل از نام برچسب از یک عدد یا علامت خاص استفاده کنید. مثلا: # یا $ یا ! یا @. حتی می توانید برای جدا کردن کارهای اداره، خانه و متفرقه که هر کدام شامل چندین برچسب مختلف هستند، نیز از این علائم استفاده کنید.

 

۳- می خواهید هنگام ساخت یک فیلتر، چندین ایمیل را به صورت هم زمان در بخش "فرستنده" یا "گیرنده" وارد کنید تا از ساخت فیلترهای اضافی جلوگیری شود؟ تنها کافی است ایمیل های مورد نظر را در کادر هر یک از این دو بخش نوشته و آنها را با علامت پایپ یا | از هم جدا کنید. در اکثر کیبردها این کاراکتر با فشردن کلید شیفت (Shift) و \ ایجاد می شود. مثال: [e-mail] | [e-mail]

 

۴- برخی مواقع لازم است تمامی ایمیل های دریافتی از یک آدرس خاص را در فیلتر وارد کنیم. مثلا سایتی مانند آمازون، برای کارهای مختلف دارای چندین ایمیل بر روی دامنه amazon.com است. راحت ترین کار به جای تایپ هر یک از ایمیل ها، استفاده از علامت * است. مثلا با تایپ darsnameh.com@*، جیمیل بر روی تمامی ایمیل های دریافتی از دامنه درسنامه، فیلتر تعریف شده را اعمال می کند.

 

اگر تا به حال از فیلترها استفاده نکرده اید، زمان تمرین فرا رسیده است. چند دقیقه وقت بگذارید و برای مرتب کردن ایمیل های تان چند فیلتر بسازید.