سرویس های پستی و نامه نگاری در نرم افزار Word

ساخت پاکت نامه و قابلیت ادغام پستی
با استفاده از زبانه Mailing در نرم افزار Word می توان عملیاتی مرتبط با سرویس های پست الکترونیکی انجام داد. از سوی دیگر، می توان کاغذ را به شکل «پاکت نامه» ایجاد و چاپ کرد. برای ساخت یک پاکت نامه، باید از زبانه Mailing و از بخش Create گزینه Envelopes را انتخاب کنید. در این صورت، پنجره‌ ای باز می شود که از شما آدرس فرستنده و گیرنده را می خواهد. در بخش Delivery Address، آدرس دریافت کننده و در بخش Return Address، آدرس فرستنده را وارد کنید.

پس از درج آدرس، بر روی گزینه Options کلیک کنید تا تنظیمات بیشتری بر روی پاکت ایجاد شده قرار دهید. در پنجره باز شده و از بخش Envelope size می توان اندازه پاکت را تغییر داد.

پس از تنظیم اندازه پاکت، می توانید فونت نوشته های «آدرس فرستنده» و «آدرس گیرنده» که در زیر بخش اندازه وجود دارد را را نیز تنظیم کنید.

در کادر محاوره ای Printing Options می توان فضای بین آدرس ها و لبه های پاکت را کنترل کرد. هنگام چاپ پاکت، مطمئن شوید که پاکت را بدرستی در پرینتر قرار داده باشید. بسته به تنظیمات پرینتر، قسمت Feed در کادر محاوره ای به شما خواهد گفت که چگونه پاکت را در پرینتر وارد کنید.

 

قابلیت ادغام پستی
با استفاده از قابلیت ادغام پستی می توانید نامه های سفارشی ایجاد کنید. به عنوان نمونه، فرض کنید که می خواهید در یک برنامه، به یک گروه ۱۰۰ نفره از دانش‌آموزان، رتبه ۱ تا ۱۰۰ تقدیرنامه با متن مشابه بدهید که تنها نام فرد و رتبه کسب شده متفاوت هستند.

برای این کار بهتر است از نرم افزار Excel استفاده کنید. ابتدا باید در نرم افزار Excel در دو ستون، نام دانش آموزان و رتبه آنها (مقابل نامشان) درج کنید. سپس این فایل را ذخیره کنید.

اکنون از زبانه Mailing، گزینه Select recipients را کلیک کنید. ملاحظه می کنید که این گزینه، دارای سه بخش است. برای درج فایل ذخیره شده اکسل، باید از گزینه دوم (Use Existing List) استفاده کنید.

البته بدون استفاده از نرم افزار اکسل هم می توان به یک گروه از افراد، ایمیل فرستاد. اگر بر روی گزینه اول (Type New List) کلیک کنید، می توانید با استفاده از یک فایل Access ایجاد کنید.

در صورتی که از نرم افزار Outlook استفاده می کنید و لیست تان در این نرم افزار وجود دارد، می توانید از سومین گزینه (Select From Outlook Contacts) استفاده کنید.

پس از اتمام کار، با استفاده از بخش Insert Merge Field ساختار نامه را مشخص کنید. به عنوان نمونه، ابتدا نام، سپس در خط بعدی، نام خانوادگی، بعد نام شرکت و... .

در این حالت یک سری کد در صفحه نشان داده می شوند که اصطلاحا به آن «تگ» گفته می شود.

برای تماشای نتیجه تغییرات، بر روی گزینه Preview Result کلیک کنید. خواهید دید که به جای تگ ها، اطلاعات داده شده بر روی بانک اطلاعاتی (که در نرم افزارهای اکسل و اکسس وارد کرده بودید) نمایش داده خواهد شد.

در پایان بر روی گزینه Finish & Merge کلیک کنید. اکنون می توانید نامه های خود را پرینت گرفته و یا ایمیل کنید.