کار با جدول ها

درج جدول
درج جدول در نرم افزار Word یکی از مهم ترین بخش هایی است که برای مسلط شدن بر آن نیاز به تمرین کافی دارید.

در این درس، شیوه درج و ویرایش جدول های مختلف توضیح داده خواهد شد، اما بهتر است به مثال های این درس اکتفا نکنید و سعی کنید جداول متعددی را ترسیم کنید تا تسلط کافی پیدا کنید.

 

روش اول: تعیین خانه های جدول
ساده ترین شکل درج جدول، تعیین تعداد خانه های جدول است. شما تنها اندازه طول و عرض را مشخص می کنید و نرم‌افزار به صورت اتوماتیک جدول را برای شما درج می کند.

برای این کار از منوی Table گزینه Insert Table  را انتخاب کنید. در این صورت پنجره زیر باز می شود:

از بخش Number of columns تعداد ستون ها و از بخش Number of rows تعداد سطرهای جدول مورد نظرتان را انتخاب کنید. در صورتی که این پنجره را OK کنید، یک جدول ۵ در ۲ ترسیم خواهد شد.

نکته: اگر تعداد ستون های جدول ۱۰ یا کمتر از ۱۰، و اگر تعداد سطرهای جدول ۸ یا کمتر از ۸ باشد، می توانید جدول را به صورت ساده تری درج کنید. برای این کار از خانه های مربعی شکلی که با کلیک بر روی گزینه Table مشاهده می کنید، استفاده کنید. با حرکت ماوس بر روی این خانه ها، می توانید اندازه جدول را در بخش بالای آن ببینید و جدول مورد نظرتان را انتخاب کنید. در عین حال از روش قبلی هم می توان به صورت دستی، تعداد سطر و ستون را تنظیم کرد.

 

تغییر فاصله سطرها و ستون ها
برای تغییر فاصله هر سطر یا ستون، کافی است ماوس را بر روی خط مورد نظر برای جابجایی نگه دارید. وقتی شکل مکان نما به صورت زیر تغییر کرد، آنگاه کلیک چپ را نگه دارید و خط را به سمت چپ یا راست منتقل کنید.

تصویر جدید:

 

روش دوم: رسم جدول
جدول ها را به جز ایجاد کردن از طریق انتخاب تعداد سطر و ستون، می توان رسم کرد. برای رسم جدول از بخش Table، گزینه‌ Draw Table را انتخاب کنید. در این صورت تصویر یک مداد به جای مکان نما، نشان داده می شود. برای درج جدول ابتدا باید بدنه جدول را رسم کنید. منظور از بدنه، مستطیلی است که با انتخاب ابزار Draw Table ایجاد می کنید.

برای این کار وقتی شکل مداد به جای مکان نما ظاهر شد، در گوشه سمت چپ و بالای نقطه ای که می خواهید جدول را رسم‌ کنید، کلیک کرده و کلیک چپ را تا زمانی که مستطیل را رسم می کنید، نگه دارید.

بعد از رسم مستطیل یا بدنه جدول، کافی است با انتخاب ابزار رسم (مداد یا گزینه Draw Table)، سطرها و ستون ها را یک به یک ترسیم کنید.

نکته ۱: وقتی گزینه Draw Table را فعال می کنید، یک منوی جدید به اسم Design ظاهر می شود که در این بخش می توان جدول را ویرایش کرد. با گزینه های این بخش، آشنا خواهیم شد.

نکته ۲: بعد از استفاده از مداد، و وقتی که کار رسم شما تمام شد، اگر خواستید شکل مکان نما به حالت سابق بازگردد، مجددا بر روی گزینه Draw Table کلیک کنید.

 

مرتب سازی سطرها و ستون ها
در هنگام رسم جدول، شاید نتوان فاصله هر سطر با سطر قبلی یا بعدی را به طور دقیق در نظر گرفت. به بیان دیگر، وقتی سطرها را رسم می کنید، اگر در فاصله بین آنها دقت نکنید، شکلی به صورت زیر می بینید:

مشکلی نیست! برای تنظیم فاصله ها گزینه ای وجود دارد! برای این کار ابتدا سطرها را انتخاب کرده و سپس بر روی جدول راست کلیک کنید. از گزینه های موجود، گزینه‌ Distribute Rows Evenly را انتخاب کنید.

پس از انتخاب این گزینه، فاصله سطرها با هم برابر می شوند:

به همین ترتیب، اگر ستون هایتان با فاصله نامرتبی رسم شده، بعد از انتخاب ستون ها، می توانید با استفاده از گزینه Distribute Columns Evenly، فاصله آنها را مرتب کنید.

هر جدول از تعدادی «سلول» تشکیل شده است. مستطیل های داخل بدنه اصلی را «سلول» می گویند. به طور مثال جدول زیر، یک جدول ۴ در ۴ است که ۱۶ سلول دارد.

شما می توانید در داخل هر سلول نیز، خطوطی رسم کنید و برخی از سلول ها را به دو بخش تقسیم کنید، یا از ابتدا جدول را به شکلی که می‌خواهید ترسیم کنید.

 

تغییر رنگ مداد
با استفاده از گزینه Pen Color که در سمت چپ ابزار مداد قرار دارد، می توانید رنگ مداد را برای رسم جدول تغییر دهید.

 

تغییر اندازه نوک مداد
گاهی لازم است برخی خطوط را در جدول پر رنگ تر از بقیه خطوط مشخص کرد. در تصویر زیر، اندازه نوک مداد در سطر اول به 3pt تغییر داده شده است.

 

استفاده از ابزار پاک کن
وقتی که از مداد استفاده می کنید، به طور طبیعی به «پاک‌کن» هم نیاز دارید‍! بخصوص اگر در حال رسم باشید. ابزار پاک کن، درست در کنار ابزار Draw Table قرار دارد. اسم این ابزار Eraser است. با کلیک بر روی این ابزار، علامت مکان نما به شکل یک پاک کن تغییر پیدا می کند و با کلیک بر روی هر کدام از خطوط یا سلول ها، می توان آن ها را پاک کرد.

توجه داشته باشید که پس از استفاده از پاک کن و برای فعال کردن دوباره مکان نما، باید بر روی ابزار پاک کن یکبار دیگر کلیک کنید یا اینکه بر روی نقطه ای سفید از صفحه، دو بار کلیک کنید.

 

رنگ آمیزی سلول ها
برای زیباتر کردن جدول ایجاد شده، گاهی لازم است برخی سلول ها را با رنگ خاصی از سلول های دیگر متمایز کرد. برای این کار ابتدا سلول یا سلول های مورد نظر را انتخاب و سپس از گزینه  Shading رنگ مورد نظرمان را بر روی آن اعمال می کنیم.

 

استفاده از سبک های نمونه
تعدادی سبک نمونه در نرم افزار Word وجود دارد که می توان از آنها برای زیباتر کردن جدول استفاده کرد. این سبک ها در بخش Table Style وجود دارد.

نکته: با استفاده از گزینه هایی که در سمت چپ سبک های نمونه قرار دارند (Table Style Options)، می توانید تغییراتی در این سبک ها بدهید.

برای تماشای این تغییرات، پس از اعمال یک سبک نمونه به جدول مورد نظرتان، گزینه ها را فعال یا غیر فعال کنید.

به عنوان نمونه، با غیر فعال کردن گزینه Banded Rows، تفکیکی که بین سطرها با رنگ آبی کمرنگ اعمال شده، از بین می رود و پس زمینه جدول سفید می شود.

 

ویرایش جدول
اضافه کردن یک ردیف سلول
با هر کدام از روش هایی که جدول را ایجاد کردیم، می توانیم با استفاده از گزینه هایی جدول را به شکل مورد نظرمان تغییر دهیم.

برای اضافه کردن یک مجموعه سلول در جدول، ابتدا محلی که می خواهیم سلول ها را اضافه کنیم مشخص می کنیم. سپس راست کلیک کرده و:

• برای اضافه کردن یک «سطر» به سطرهای «بالا»، گزینه Insert Rows Above را انتخاب می کنیم.
• برای اضافه کردن یک «سطر» به سطرهای «پایین»، گزینه Insert Rows Below را انتخاب می کنیم.
• برای اضافه کردن یک «ستون» به ستون های «سمت راست»، گزینه Insert Columns to the Right را انتخاب می کنیم.
• برای اضافه کردن یک «ستون» به ستون های «سمت چپ»، گزینه Insert Columns to the Left را انتخاب می کنیم.

مثال: اضافه کردن یک «سطر» به سطرهای «پایین»:

تصویر جدید:

پاک کردن سلول ها
برای پاک کردن سلول ها، می توان از دو روش استفاده کرد. روش نخست با استفاده از ابزار پاک کن است که باید به اندازه کافی در رسم و ویرایش جدول ها تسلط داشته باشید، چرا که ممکن است با استفاده از پاک کن، سلول های دیگری را حذف کنید که قصد حذف کردن آنها را نداشته بودید.

در روشی دیگر می توان سلول های مورد نظر را انتخاب کرد و بر روی آن سلول ها راست کلیک کرد و سپس گزینه Delete را انتخاب کرد.

پس از انتخاب گزینه Delete چهار گزینه نشان داده می شود.

• گزینه Shift Cells Left سلول های انتخابی را حذف، و سلول های باقیمانده را به سمت چپ می برد.
• گزینه Shift Cells Up سلول های انتخابی را حذف و سلول های باقیمانده را به بالا می برد.
• گزینه Delete entire rows کل سطر را حذف می کند.
• گزینه Delete entire columns کل ستون را حذف می کند.

مثال: حذف سلول های انتخابی و جابه جایی (Shift) سلول های باقی‌مانده به سمت چپ:

تصویر جدید:

ادغام سلول ها با یکدیگر
برای ادغام سلول ها با یکدیگر ابتدا سلول های مورد نظر را انتخاب و پس از کلیک راست بر روی آنها، گزینه  Merge Cells را انتخاب کنید.

تصویر جدید:

ویرایش و مرتب سازی داخل سلول ها
یک نکته ای که در طول کار با جدول ها باید به آن توجه داشت این است که هر سلول به طور مجزا فونت، سایز و رنگ خود را می گیرد و اگر تغییری در یک سلول بدهید، سلول های دیگر از آن تغییر تبعیت نمی کنند.

به طور کلی اگر می خواهید همه سلول ها با هم یک سایز، یک فونت و یک رنگ داشته باشند، باید همه آنها را با هم انتخاب کنید و تغییرات مورد نظرتان را بر آنها اعمال کنید.

برای مرتب سازی و نوع قرارگیری متن (راست‌چین، چپ‌چین و وسط چین) نیز همین قانون حاکم است.

در تصویر زیر تمام سلول ها انتخاب و گزینه وسط چین انتخاب شده است.

همانطور که در تصویر بالا می بینید، نوع قرارگیری متن در داخل سلول در ۹ حالت نشان داده شده است. یعنی سه ردیف راست‌چین، چپ‌چین و وسط چین.

در ردیف اول، متن با بالای سلول فاصله کمی پیدا می کند اما با پایین سلول فاصله بیشتری دارد.

در ردیف دوم، با پایین و بالای سلول فاصله یکسانی پیدا می کند (اگر وسط چین را از این ردیف انتخاب کنید، متن دقیقا وسط سلول قرار می گیرد.).

در ردیف سوم، متن با پایین سلول فاصله کمی پیدا می کند اما با بالای سلول فاصله بیشتری دارد.

عمودی کردن واژه ها در سلول
گاهی نیاز است در یک سلول، واژه را از بالا به پایین نوشت. برای این کار بر روی واژه راست کلیک کرده و گزینه Text Direction را انتخاب می کنیم.

تصویر جدید:

نکته: برای بازگرداندن متن به حالت افقی، مجددا همین گزینه را انتخاب و این بار بخشی که عبارت Text به صورت افقی نوشته شده را انتخاب می کنیم.