امضای جیمیل

یکی از نکاتی که در درس های قبلی بر آن تاکید  داشتیم، استفاده از امضا در پایان ایمیل ها، به همراه اطلاعات تماس و کاری است، تا گیرنده برای یافتن شما سر در گم نشود. اما اینکه در هر ایمیلی می نویسیم، بخواهیم  یک متن تکراری را مرتبا تایپ کنیم، کار خسته کننده ای به نظر می رسد. اما به هر حال نامه بدون امضا که لطفی ندارد!

امضای جیمیل چیست؟

این امضا یک متن است که به صورت خودکار در پایان تمام ایمیل های ارسالی از اکانت جیمیل اضافه می گردد. درون این متن می توانید از لینک، کلمات رنگی، فونت های مختلف و حتی عکس استفاده کنید.

 

این امکان در اکانت جیمیل به صورت پیش فرض خاموش است و اگر نیازی به آن دارید، باید از صفحه تنظیمات روشن اش کنید.

 

امضای جیمیل من باید شامل چه مواردی باشد؟

افراد معمولا بسته به نیازشان، چیزهای زیادی را در امضای جیمیل شان قرار می دهند. شما هم باید ببینید از ایمیل تان برای چه هدفی استفاده می کنید و مخاطبان پیام های تان به چه چیزی نیاز دارند؟

 

ولی به طور کلی امضا بهتر است شامل نام، نام خانوادگی و یا حداقل نام خانوادگی باشد. البته برخی افراد ترجیح می دهند از نام مستعار استفاده کنند. اضافه کردن ایمیل یا ایمیل های تان، و همچنین اکانت شبکه های اجتماعی هم به گیرنده امکانات بیشتری برای تماس با شما می دهد.

 

در یک امضای جیمیل رسمی و شغلی باید مواردی همچون نام و نام خانوادگی، عنوان شغلی، نام شرکت، آدرس پستی، ایمیل، تلفن و سایت شرکت درج شوند.

 

همچنین می توانید از عکس، لوگو و دیگر المان های تصویری در امضای تان استفاده کنید. مثلا استفاده از لوگوی شرکت تان در امضا کار جالبی است. یا به جای ایجاد لینک متنی اکانت تان در شبکه های اجتماعی، لوگوی آنها را در امضای تان لینک کنید. در هر صورت باید دقت کنید که امضای شما شلوغ و حاوی موارد غیر ضروری نباشد. 

 

آیا امضای من در تمامی ایمیل های ارسالی مشاهده خواهد شد؟

از لحظه ای که قابلیت امضای جیمیل را روشن می کنید، امضای شما در انتهای تمام نامه های ارسالی، جواب به نامه ها و فورواردهای تان به نمایش در خواهد آمد. البته این امکان را دارید که در هر ایمیل آن را ویرایش کرده و یا پاک کنید. اگر به امضاهای ایمیل دقت کنید می بینید که امضا با دو خط کوتاه به این شکل آغاز شده است: --  به صورت قرار دادی این دو خط کوتاه علامت آغاز امضا هستند و جیمیل و دیگر سرویس دهنده های ایمیل با دیدن این دو خط در پایین ایمیل متوجه می شوند که ادامه متنی که زیر آن قرار دارد مربوط به امضای ایمیل است. البته نیاز نیست شما هنگام تعریف امضای جدید این دو خط را هم وارد کنید. خود جیمیل آن را برایتان در بالای امضا قرار می دهد. 

 

چگونه یک امضای جیمیل بسازم؟

۱- در صفحه "تنظیمات" (Settings) جیمیل به برگه "کلی" (General) رفته و در بخش "امضا" (Signature) دکمه رادیویی کنار باکس ساخت امضا را کلیک کنید. اگر چندین ایمیل را بر روی اکانت جیمیل خود فعال کرده باشید، در اینجا می توانید ایمیلی را که قصد ساخت امضا برای آن دارید، انتخاب کنید. یعنی برای هر ایمیل می توانید امضای متفاوتی داشته باشید.

 

۲- حال می توانید با استفاده از ادیتور کاملی که جیمیل برای تان تدارک دیده، مشغول ساخت امضای تان شوید. در این ادیتور امکاناتی از قبیل تغییر اندازه، رنگ و نوع فونت، اضافه کردن لینک و عکس، ایجاد لیست های عددی، بولت و همچنین انتخاب چینش راست و چپ متن را در اختیار دارید.

 

۳- پس از اینکه امضای زیبای تان را ساختید، دکمه "ذخیره تغییرات" در پایین صفحه را بزنید. حال شما صاحب یک امضا برای اکانت انتخابی تان هستید. اگر می خواهید برای دیگر آدرس هایی که به جیمیل اضافه کرده اید، امضا بسازید، تنها کافی است آنها را از لیست بالای ادیتور انتخاب کنید. امضا را بسازید. دکمه "ذخیره تغییرات" را بزنید. از این به بعد هنگام نوشتن ایمیل جدید امضای شما در زیر متن ظاهر می شود.

 

۴- برای افزودن عکس یا لوگوی خاصی به امضای تان، دکمه "درج تصویر" (Insert Image) را کلیک کنید. این دکمه را در کنار دکمه اضافه کردن لینک و به صورت یک نقاشی منظره می توانید ببینید. در پنجره "افزودن تصویر" آدرس اینترنتی عکس مورد نظرتان را وارد کنید. متاسفانه شما امکان انتخاب عکس از روی کامپیوتر را ندارید. ابتدا باید عکس را در یک سایت آپلود کرده و آنگاه آدرس آن را به جیمیل بدهید.

 

اگر آدرس وارد شده درست باشد، عکس انتخابی را در کادر زیر آدرس می توانید ببینید. پس از مشاهده عکس دکمه "بسیار خوب" را بزنید تا عکس به امضای تان اضافه شود.

 

توجه: جیمیل عکس انتخابی شما را بر روی سرور خود دانلود نمی کند، بلکه در هر بار نمایش آن را از روی آدرسی که داده اید، بازخوانی می کند.  پس به هیچ وجه از سرویس های رایگانی که عکس را برای مدت کوتاهی نگه می دارند استفاده نکنید. زیرا بعد از مدتی عکس حذف شده، هم امضای موجود خراب می شود و هم امضای درون ایمیل هایی که قبلا فرستاده اید نابود می شود. سایت هایی مانند پیکاسا گزینه مناسبی برای این کار هستند.

 

۵- برای ایجاد لینک، ابتدا امضایتان را نوشته و سپس آن را به صورت کامل انتخاب کنید. حال کافی است که دکمه "پیوند" را (که به صورت دو حلقه زنجیر دیده می شود) کلیک کنید تا متن انتخابی تبدیل به لینک شود.

 

۶- برای لینک کردن تصاویر، عکسی را که با استفاده از بند ۴ در امضای تان گذاشته اید، انتخاب کنید. حال بر روی آیکون لینک کلیک کنید. در پنجره ای که باز می شود در زیر عبارت "این پیوند باید به کدام URL برود؟" (To what URL should this link go) آدرس مورد نظرتان را وارد کرده و دکمه "بسیار خوب" را بزنید.

 

امضای دیجیتال

این امضا از لحاظ محتوا و کاربرد، با امضایی که در بالا توضیح دادیم تفاوت دارد. شاید به زبان ساده بتوان گفت امضای جیمیل همان آدرسی بوده که در قدیم پشت نامه می نوشته اند  و امضای دیجیتال آن مهر و موم روی نامه بوده تا گیرنده نسبت به اصالت و درستی نامه اطمینان یابد. در ادامه به صحبت درباره امضای دیجیتال (که به امضای الکترونیک هم شهرت دارد) می پردازیم.

 

امضای دیجیتال چیست؟

امضای دیجیتال راهی برای اطمینان یافتن از صحت و اعتبار یک سند الکترونیکی (ایمیل، فایل متنی، و غیره) است. یعنی اینکه اطمینان حاصل کنید که همان شخص مورد نظر شما، سند را ایجاد کرده و همچنین مطمئن شوید که آن سند الکترونیکی به هیچ وجه از زمان ایجاد توسط شخص مورد نظر، توسط فرد دیگری ویرایش یا دچار تغییر نشده است. 

 

امضاهای دیجیتال متکی بر انواع خاصی از رمزنگاری برای اطمینان از صحت و سقم محتوا هستند. به طور خلاصه ابتدا با رمزگذاری، تمام داده هایی که یک فرد  از طریق شبکه به دیگری می فرستد  به صورتی تبدیل می شود که تنها کامپیوتر مقصد قادر به رمزگشایی و دسترسی به آن اطلاعات باشد. 

 

مرحله بعدی امضای دیجیتال، اعتبار سنجی یا Authentication است. در این مرحله کنترل می شود که اطلاعات از منبع مورد اعتماد مرحله قبل آمده باشند.

 

در صورتی که از جیمیل استفاده می کنید، قابلیت SSL یا HTTPS هم کاری شبیه رمزگذاری را برای انتقال اطلاعات در مسیر انجام داده و اطلاعات را به صورت امن برایتان ارسال می کند. تنها می ماند مرحله اعتبار سنجی، که در دروس بعدی تحت عنوان رمزنگاری ایمیل، به شیوه های مناسب رمزنگاری و اعتبار سنجی  ایمیل های ارسالی و دریافتی می پردازیم.