درس یازدهم- چطور فایل پی دی اف خود را آماده و تبدیل کنیم؟

برای تبدیل کتاب خود، ابتدا بایستی یک کپی از فایل اصلی بگیرید و آن را با نام دیگری که متمایز است و برای تهیه نسخه های ای پاب یا پی دی اف کنار گذاشته شده، ذخیره کنید. سپس مراحل زیر را به ترتیب پیش می‌بریم.

مرحله اول مربوط به آماده سازی فایل در محیط نرم افزار مایکروسافت ورد است و مرحله دوم مربوط به تهیه نسخه های ‌ای پاب و پی دی اف. مرحله اول برای هر دو فرمت تقریباً یکسان است ولی مرحله دوم کاملاً فرق دارد پس آن را در دو شاخه مجزا تعریف کرده‌ام که یکی مختص پی دی اف و دیگری مختص‌ ای پاب است.

 

مرحله اول: آماده سازی فایل در محیط Word
مراحل مورد نظر را به طور گام به گام و همراه با تصاویر مربوطه برای شما شرح داده‌ام:

۱- حذف موارد غیرضروری یا زاید: در فایل ای پاب، محتوای صفحات متغییر است بنابراین نیازی به شماره صفحه نداریم و آن را از بالا یا پایین تمام صفحات حذف می‌کنیم. همچنین از آنجایی که صفحات متغییر هستند، زیرنویس آنها نیز ممکن است جا به جا شود و در محل صحیح به نمایش در نیاید. بنابراین زیر نویس‌ها را هم کلاً حذف می‌کنیم و سپس یا در انتهای هر فصل می‌آوریم یا تمام آنها را در قالب یک فصل یا بخش مجزا در انتهای کتاب ذکر می‌کنیم که این مورد دوم، حرفه‌ای‌تر است. بنابراین در کل بهتر است که در بخش Header و Footer هیچ متنی قرار نگیرد.

تذکر: برای تهیه فایل پی دی اف، وجود Header و Footer هیچ مشکلی به وجود نمی‌آورد و می‌توانید آنها را با خیال راحت حفظ کرده و طراحی دلخواه‌تان را پیاده کنید.

۲- آماده سازی متن: متن شما باید در محیط Word مرتب سازی شود. این بخش برای هر دو فرمت ‌ای پاب و پی دی اف شامل مواردی از این دست می‌شود: راستچین کردن متن، یک دست سازی فاصله سطر اول هر پاراگراف نسبت به حاشیه سمت راست صفحه، وسط چین کردن عکس‌ها و توضیحات هر یک، حذف فضاهای اضافه موجود بین پاراگراف‌ها و سایر موارد مهم برای آراسته کردن ظاهر متن.

۳- ریزه کاری‌های متن: قرار دادن مصوت‌ها (یعنی اَ - اِ - اُ) معمولاً در پی دی اف مشکلی پیش نمی‌آورد. اما برای ‌ای پاب حتماً از کاربرد حمزه عربی اجتناب کنید و در صورت نیاز به آن، از «ی» فارسی بهره بگیرید.

همچنین کاربرد نیم فاصله هم برای متن پی دی اف مشکلی به وجود نمی‌آورد ولی احتمال دارد بسته به نوع فونت مورد استفاده شما، این کار در تهیه‌ ای پاب مشکل ساز شود -که البته پس از تهیه فایل می‌شود آن را تصحیح کرد- بنابراین قبل از فرمت بندی متن، یک بار فرآیند ساخت‌ ای پاب را بر روی چند صفحه محدود که شامل تمام کاراکترهای متنی می‌شوند آزمایش کنید تا از سالم بودن نتیجه نهایی کار مطمئن شوید.

با رعایت سه مرحله فوق، یک صفحه متنی باید دارای شکل کلی زیر باشد. البته برای پی دی اف می‌توان Header و Footer هم طراحی کرد که من در اینجا چنین کاری نکرده‌ام:

فونتی که ما برای این نمونه کتاب استفاده کرده‌ایم B Zar است، شما می‌توانید از فونت‌های عمومی تری مثل Tahoma یا Arial هم استفاده کنید و یا در صورت استفاده از فونتی خاص، فایل کتاب را بعد از ساخت پی دی اف تست کنید.‌‌ همان طور که مشاهده می‌کنید یک صفحه کاملاً ساده و بدون اضافات را در ابعاد A4 برای تهیه ‌ای پاب یا پی دی اف داریم.

من عنوان فصل را وسط چین و برجسته کرده‌ام که بر اساس سلیقه شخصی است. شما می‌توانید آن را راستچین کنید. ولی فکر می‌کنم هم عقیده هستیم که وسط چین بودن عکس به زیبایی کتاب می‌افزاید و بهتر است همه عکس‌ها را وسط چین کنید.

۴- استایل گذاری عناوین تمام فصل‌های کتاب: در عکس قبلی، سرفصل یعنی عنوان «فصل ۱: با راوی آشنا می‌شویم؛ یک خلبان، و نظراتش درباره بزرگسالان» با فرمت ساده و از جنس خود متن است. ما در Word، زیر تب Home بخشی به نام Styles داریم که تصویر آن را در زیر می‌بینید:

همان طور که پیدا است استایل متن ما Normal است ولی برای آنکه در فایل‌ ای پاب یا پی دی اف نهایی، بتوانیم فهرست دسترسی سریع به ابتدای هر فصل را داشته باشیم، نیازمند آن هستیم که عنوان اصلی هر فصل را با استایل Heading 1 مشخص کنیم -که در تصویر بالا می‌شود گزینه سوم از سمت چپ.

بنابراین کل عبارت «فصل ۱: با راوی آشنا می‌شویم؛ یک خلبان، و نظراتش درباره بزرگسالان» را با نشانگر موس انتخاب می‌کنیم و سپس روی استایل Heading 1 کلیک می‌کنیم.

همان طور که مشاهده می‌کنید، رنگ و نوع فونت سر فصل من عوض شده و در عین حال در بخش Headings نیز به ثبت رسیده است. حالا برای اینکه فونت سر فصل با بقیه متن همخوانی داشته باشد آن را به طور دستی در بخش Font به B Zar تغییر می‌دهیم. سپس اندازه‌اش را تنظیم کرده و مجدداً وسط چین می‌کنیم. در نتیجه صفحه ما بعد از انجام تغییرات مربوط به سر فصل، به شکل زیر در می‌آید:

شاید در نگاه اول به نظر برسد که فقط رنگ فونت عوض شده ولی در انتها وقتی عملیات مشابهی را بر روی تمام سر فصل‌های کتاب انجام دهم در بخش Headings یک فهرست دسترسی سریع به ابتدای تک تک فصل‌ها خواهم داشت که تصویر آن را در زیر مشاهده می‌کنید:

عملیات این مرحله کمی زحمت دارد، ولی در عوض موجبات راحتی مخاطبین را فراهم می‌کند. پس آن را نادیده نگیرید، به هیچ وجه!

۵- ذخیره تغییرات: بسیار خوب، حالا یک بار فایل متنی خود (که بهتر است با فرمت doc باشد) را ذخیره می‌کنیم تا تغییرات انجام شده، تثبیت شوند.

در اینجا دیگر کار ما با Microsoft Word تقریباً تمام شده و می‌خواهیم به سراغ مرحله دوم برویم که گرفتن خروجی برای نسخه‌های PDF و EPUB است. ما ابتدا به مورد اول می‌پردازیم که آسان‌تر و سر راست‌تر است و سپس به سراغ مورد دوم می‌رویم. بنابراین با دیدن دو عنوان «مرحله دوم» گیج نشوید. قبلاً هم اشاره کردیم که این‌ها دو شاخه مختلف هستند.

 

مرحله دوم، شاخه اول: تهیه نسخه PDF کتاب
فرض را بر این می‌گذاریم که دیگر ویرایش کتاب به پایان رسیده و آماده تهیه نسخه PDF هستیم. برای این کار ما از Microsoft Word نسخه سال ۲۰۱۳ استفاده می‌کنیم که امکانات بسیار خوبی دارد. روش کار، تفاوت چندانی با نسخه‌های ۲۰۱۰ و ۲۰۰۷ این نرم افزار ندارد، بنابراین نگران نباشید.

ابتدا به دو مورد مرتبط اشاره می‌کنم و سپس مراحل عملی این تبدیل را پی می‌گیرم:

۱- فرمت PDF/A: نسخه‌ای از فرمت کلی PDF به شمار می‌رود که با استاندارد ISO 19005 تهیه می‌شود. این فرمت مخصوص ذخیره اسناد و کتاب‌ها به صورت دیجیتال است و ماندگاری بالاتری نسبت به PDF معمولی دارد. بنابراین پیشنهاد من این است که اگر می‌خواهید کتاب خود را با فرمت PDF منتشر کنید، ترجیحاً PDF/A باشد. مزایای آن شامل ماندگاری بالا و خوانایی روی انواع دستگاه‌ها هستند و در عین حال با یک تنظیم کوچک، شما از یک مزیت مهم یعنی ایجاد Bookmark برای فایلتان هم برخوردار می‌شوید.

۲- راه‌های ذخیره PDF: برای تبدیل فایل doc به pdf شما در محیط نرم افزار Word دو راهکار پیش رو دارید. راهکار اول استفاده از منوی Save as است و راهکار دوم استفاده از منوی Print. ما در اینجا فقط به شرح مورد اول می‌پردازیم زیرا رویکرد این درس، یک رویکرد حرفه‌ای بر اساس مؤلفه‌های استاندارد است.

نکته: دقت داشته باشید که در این مرحله شما باید جلد رو و پشت کتاب را در داخل فایل doc خود قرار داده باشید زیرا پس از ذخیره فایل PDF/A دیگر امکان ایجاد تغییر بدون خراب کردن فرمت، وجود ندارد.

۳- استفاده از منوی Save as :

با انتخاب گزینه Save as در نرم افزار ورد، منویی مشابه پنجره بالا را مشاهده خواهید کرد. در فهرست آبشاری زیر این منو، گزینه pdf قابل مشاهده است. آن را انتخاب می‌کنیم.

در ادامه دو گزینه زیر عنوان Optimize for قابل انتخاب هستند:

- می‌توانیم کتاب را برای انتشار آنلاین طوری تبدیل کنیم که در عین حال امکان چاپ آن با کیفیت خوب هم وجود داشته باشد. برای این کار گزینه Standard را انتخاب می‌کنیم.

- اما اگر بخواهیم کتاب فشرده‌تر و فقط برای مطالعه بر روی دستگاه‌های دیجیتال تبدیل شود، باید گزینه Minimum Size را انتخاب کنیم.

سپس به سراغ گزینه دیگر می‌رویم که با عنوان Options در وسط این پنجره به چشم می‌آید. با کلیک بر روی آن پنجره زیر باز می‌شود:

در زمان تهیه کتاب خودتان دقت داشته باشید که تمام موارد، عیناً مانند تصویر فوق تیک خورده باشند. به خصوص بخش سوم از بالا که مربوط به ذخیره اطلاعات غیر چاپی در فایل پی دی اف است. این اطلاعات غیر چاپی‌‌ همان Heading‌هایی هستند که با استفاده از بخش استایل‌ها در محیط ورد درست کرده بودیم و با تیک زدن گزینه مورد نظر در اینجا، به طور خودکار تبدیل به Bookmark‌های فایل PDF کتابمان خواهند شد و مخاطبین می‌توانند با استفاده از آنها دسترسی سریعی به ابتدای هر فصل داشته باشند.

۴- تنظیمات بیشتر: اگر تنظیمات بیشتری مد نظر باشد -یعنی چیزهایی مثل رمزگاری برای فایل یا سایر گزینه‌ها- می‌توان از منوی Tools و گزینه General Options استفاده کرد:

البته در این بخش باید مراقب بود که تنظیمات استاندارد به هم نخورد.

۵- پایان کار ذخیره سازی نسخه PDF: با فشردن دکمه Save فایل ما با تنظیماتی که اشاره شد ذخیره می‌شود. حالا می‌توان آن را در برنامه Adobe Reader باز کرد:

همانطور که مشاهده می‌کنید، نوار آبی رنگی در بالای صفحه وجود دارد که نشان می‌دهد فایل ما از نوع PDF/A است. در ضمن پنجره Bookmarks در سمت چپ نیز سر فصل‌ها را نشان می‌دهد که برای دسترسی سریع به هر فصل، گزینه پر کاربرد و مهمی است.

در اینجا کار ساخت نسخه PDF کتاب به انتها رسیده و می‌توان از آن لذت برد. اما هنوز یک بخش دیگر نیز باقی است و آن ساخت نسخه ‌ای پاب است