تهیه نسخه پشتیبان از ایمیل ها در جیمیل

تا به حال اطلاعات مهم تان را از دست داده اید؟ چه اتفاقی رخ می دهد اگر یک روز متوجه شوید به هر دلیل تمام ایمیل هایتان را از دست داده اید و دیگر به آنها دسترسی ندارید؟ ممکن است اکانت ایمیل تان هک بشود. شاید بتوانید اکانت جیمیل تان را برگردانید، اما برخی اوقات نفوذگر محترم ممکن است تمامی ایمیل ها و اطلاعات درون جیمیل تان را قبل از سر رسیدن شما پاک کرده باشد. یا اینکه به دلایلی، بیش از ۹ ماه از ایمیل تان استفاده نکرده باشید و خود جیمیل زحمت پاک کردن پیام ها را کشیده باشد. شاید هم به دلیل حواس پرتی برخی ایمیل های مهم را پاک کرده باشید و بعدها به مشکل بر بخورید. اما با داشتن یک نسخه پشتیبان خیال تان راحت است.

برای پشتیبان گیری روش های رایگان متعددی وجود دارد و در کنار آن نرم افزارها و سایت های فراوانی هم هستند که با دریافت مبلغ کمی، این کار را برای تان انجام می دهند. در این درس به برخی از این روش ها خواهیم پرداخت.

مهمترین نکته برای پشتیبان گیری این است که یک برنامه منظم و همیشگی برای این کار داشته باشید. تا بک آپ (پشتیبان) به روز و کاربردی در اختیار داشته باشید.

الف: استفاده از برنامه های بک آپ
۱- برنامه Gmail backup نرم افزاری رایگان و با قابلیت کاربری ساده است و همان کاری را انجام می دهد که از اسمش پیدا است. تنها کافی است اطلاعات اکانت جیمیل را در اختیارش بگذارید تا تمامی ایمیل های تان را دانلود کند، به صورت امن ذخیره کرده و هر لحظه که لازم باشد آنها را به جیمیل تان برگرداند.  فقط به یاد داشته باشید که این برنامه تنها لیبل های انگلیسی با کاراکترهای [a-z و A-Z و 0-9] را بک آپ می گیرد و قبل از شروع کار با آن باید نام لیبل ها را در جیمیل اصلاح کنید.

این برنامه رایگان تنها برای سیستم عامل های ویندوز و لینوکس تهیه شده است. نرم افزار جیمیل بک آپ را می توانید از وب سایتش دریافت کنید.

۲- برنامه ۲۰ دلاری Gmail Keeper هم تقریبا کاری مشابه جیمیل بک آپ انجام می دهد. با این تفاوت که همه انواع لیبل را به راحتی شناسایی کرده و ایمیل های دانلود شده را در قالب یک فایل زیپ نگهداری می کند. این برنامه همچنین قابلیت پشتیبانی از چندین اکانت جیمیل را دارد و می توانید با رمزگذاری ایمیل های دانلود شده، از آنها به خوبی محافظت نمایید. علاوه بر این، جیمیل کیپر امکان برنامه ریزی برای بک آپ گیری های خودکار و منظم را هم دارد.

ب: استفاده از سایت های پشتیبان گیر.
۱- Backupify به صورت اتوماتیک و طی زمان های مشخص، نسخه های بک آپ مورد نظر شما را بر روی سرور خود ذخیره می کند. این برنامه علاوه بر جیمیل، می تواند از برخی سرویس های آنلاین مشهور مانند فیس بوک، تویتر، Google Apps، فلیکر، پیکاسا، گوگل کانتکت، گوگل داکس، بلاگر و… نیز نسخه پشتیبان تهیه کند.

شما کافی است یک بار اطلاعات اکانت مورد نظر برای بک آپ گیری را به برنامه بدهید و دیگر کاری به آن نداشته باشید. خودش از طریق ارتباط امن https با سایت مورد نظر، همه کارها را انجام می دهد. البته حواس تان باشد شما اطلاعات تان را از یک کلود به کلود دیگر منتقل می کنید و باز هم بر روی کامپیوترتان نسخه پشتیبانی ندارید.

با استفاده از نسخه رایگان این برنامه، شما ۲ گیگابایت فضای رایگان برای بک آپ گیری از ۵ اکانت را در اختیار دارید و سایت به صورت هفتگی کار تهیه نسخه پشتیبان را انجام می دهد. از دیگر امکانات جالب این سرویس می توان به بک آپ گیری انتخابی پوشه ها و لیبل ها اشاره کرد که باعث سرعت بیشتر کار و استفاده بهینه تر از فضای موجود می گردد.

۲- همچنین می توانید از یک اکانت اوت لوک مایکروسافت برای تهیه نسخه پشتیبان ایمیل های تان استفاده کنید. شما به راحتی می توانید یک اکانت جیمیل را به صورت POP3 به ایمیل Outlookتان متصل کرده و یک نسخه پشتیبان از تمامی ایمیل های تان در اختیار داشته باشید. مایکروسافت نام این کار را‏ TrueSwitch گذاشته است. این قابلیت شامل یک برنامه مهاجرت ایمیل تحت وب کاملا امن و مطمئن است که تمامی ایمیل ها و پیوست های آن را از جیمیل به اکانت "هات میل"  یا "اوت لوک" منتقل می کند. بسته به تعداد ایمیل های شما، این روند ممکن است تا ۲۴ ساعت به طول بینجامد. علاوه بر امکان جابجایی ایمیل ها، می توانید اطلاعات تماس و تقویم گوگل خود را نیز توسط این برنامه به ایمیل جدید هات میل تان منتقل کنید.

ج: استفاده از کلاینت های ایمیل بر روی کامپیوتر
این یکی از راه های بسیار راحت و مورد پسند همگان برای تهیه نسخه های پشتیبان، استفاده از ایمیل کلاینت ها است که تنها چند دقیقه وقت شما را برای راه اندازی می گیرد. علاوه بر این می توانید از این کلاینت ها به عنوان برنامه مدیریت ایمیل تان هم استفاده کرده و امنیت ایمیل تان را افزایش دهید. جیمیل به شما اجازه می دهد که با تمامی برنامه های مشهور مدیریت ایمیل از قبیل اپل میل، اوت لوک و تاندربرد به ایمیل های تان دسترسی داشته باشید. به دلیل امنیت، راحتی کاربرد، رایگان بودن و وجود نسخه هایی برای انواع سیستم های عامل، در این دوره تاکید ما بر تاندربرد شرکت موزیلا است.

دانلود تاندربرد

ابتدا در بخش "تنظیمات" جیمیل به برگه "باز ارسال و POP/IMAP" رفته و در قسمت "بارگیری POP" با استفاده از گزینه های بخش اول این قابلیت را برای همه ایمیل ها فعال کنید (فعال ساختن POP برای تمامی ایمیل ها).

بخش دوم (زمانی که پیام ها با POP دریافت شدند) را هم به گونه ای تنظیم کنید که جیمیل نسخه ای از ایمیل ها را بر روی سرور خودش نگه داری کند (ذخیره کپی جیمیل در صندوق ورودی).

حال باید برنامه مدیریت پست الکترونیک (mail client) مورد نظر را بر روی سیستم تان فعال کنید. گوگل راهنمای گام به گامی برای این کار تهیه کرده است. اگر به خاطر داشته باشید، در درس قبلی به توضیح کامل کار با تاندربرد پرداختیم. برنامه تاندربرد معمولا تنها با دریافت نام کاربری و رمزعبور جیمیل، به صورت خودکار تنظیمات را انجام می دهد و کار خاصی ندارد.

حال هرگاه که برنامه تاندربرد را باز کنید، تمامی ایمیل های جدید دانلود شده و به پوشه انتخابی منتقل می گردند. شما همچنین می توانید نسخه ای از ایمیل های تان را در جای امن دیگری بر روی کامپیوتر نگه داری کنید. فقط به خاطر داشته باشید که اگر از ایمیل کلاینت ها تنها برای بک آپ گیری استفاده می کنید و مدیریت ایمیل تان را از طریق سایت آن انجام می دهید، هر چند وقت یک بار برنامه را اجرا کنید تا نسخه جدیدی از ایمیل ها دانلود شود. ضمنا فراموش نکنید که این روش فقط یک نسخه از ایمیل های دریافتی شما را نگه می دارد و شامل ایمیل های ارسالی تان نمی شود، بنابراین یک پشتیبان کامل محسوب نمی شود.

البته راه های متفاوت و مختلف دیگری هم برای پشتیبان گیری در دسترس است. برای مثال می توانید کاری کنید که تمام ایمیل های شما به یک اکانت جیمیل دیگر فوروارد بشوند. در این حالت، یک جیمیل دوم برای پشتیبان گیری از ایمیل های اصلی تان دارید. انتخاب با خود شما است که چه روشی را انتخاب کنید. مهم این است که اهمیت پشتیبان گیری از ایمیل تان را بدانید و از یکی از این روش ها برای نگه داری یک نسخه پشتیبان از ایمیل هایتان استفاده کنید.