درس دوم- چگونه حساب‌ها را ثبت و گزارش کنیم؟
در درس نخست با مهمترین معادله و رکن اساسی حسابداری آشنا شدید:
در این درس چگونگی تاثیر رویدادهای مالی بر این معادله را خواهیم آموخت. همچنین با نحوه ثبت این رویداد‌ها در اسناد حسابداری آشنا خواهیم شد. در انتهای فصل نیز چگونگی تنظیم کردن تراز آزمایشی را خواهیم آموخت.
تحلیل رویدادهای مالی
همانگونه که در درس پیش آموختید رویدادهای مالی، آنهایی هستند که حداقل بر یکی از طرفین معادله حسابداری تاثیر بگذارند و باعث تغییر در یکی از این ارکان (دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه) شوند.
دقت داشته باشید که رویداد‌ها باید به زبان حسابداری در سند حسابداری ثبت شوند: بدهکار و بستانکار
اصلی‌ترین کار حسابدار این است که بتواند رویدادهای مالی را به درستی تشخیص داده و به زبان حسابداری بیان و ثبت کند.
پس با توجه به توضیحات بالا برای ثبت رویدادهای مالی، ۲ مرحله وجود دارد:
مرحله اول: تعیین اثر رویداد مالی بر معادله اساسی حسابداری
به عنوان مثال مالک یک موسسه ۱۰۰۰۰۰۰ ریال وجه نقد را به منظور تامین سرمایه به حساب موسسه واریز میکند. پس اثرات رویداد مالی بالا بر معادله اساسی حسابداری به صورت زیر است:
- وجه نقد ۱۰۰۰۰۰۰ ریال افزایش داشته است.
- سرمایه موسسه ۱۰۰۰۰۰۰ ریال افزایش داشته است.
مرحله دوم: بیان اثر رویداد مالی به زبان بدهکار و بستانکار
یک قاعده ساده و راحت برای بیان اثر مالی به زبان بدهکار و بستانکار وجود دارد:
- در سمت راست معادله: افزایش بدهکار و کاهش آن بستانکار میشود.
- در سمت چپ: افزایش بستانکار و کاهش بدهکار میشود.
حالا به مثال قبل دقت کنید:
وجه نقد و سرمایه موسسه هر دو ۱۰۰۰۰۰۰ ریال افزایش داشته است. همانطور که میدانید وجه نقد یک دارایی است. پس با توجه به روش قبل رویداد فوق بدین صورت به زبان حسابداری بیان میشود:
- وجه نقد ۱۰۰۰۰۰۰ ریال افزایش داشته، لذا دارایی بدهکار میشود.
- سرمایه ۱۰۰۰۰۰۰ افزایش داشته لذا بستانکار میشود.
اکنون به مثال دیگری توجه کنید:
مثال یک: در اول آذر ماه مبلغ ۵۰۰۰۰۰ ریال به صورت قرض از شرکت الف دریافت شد.
در اثر این رویداد مالی، یکی از دارایی‌ها افزایش داشته است و همچنین بدهی شرکت افزایش داشته است. پس:
- وجه نقد مبلغ ۵۰۰۰۰ ریال افزایش داشته پس بدهکار میشود.
- بدهی‌ها مبلغ ۵۰۰۰۰۰ ریال افزایش داشته پس بستانکار میشود.
مثال دو: در دهم خرداد ماه آقای جعفری مبلغ ۳۵۰۰۰۰ ریال وجه نقد و مقداری وسایل اداری جمعا به مبلغ ۱۰۰۰۰۰ ریال به عنوان سرمایه‌گذاری مجدد وارد موسسه کرد.
در اثر این رویداد مالی دارایی‌ها و سرمایه افزایش پیدا کرده است. پس:
- دارایی مبلغ ۳۵۰۰۰۰ ریال بدهکار میشود. (وجه نقد)
- دارایی‌ها مبلغ ۱۰۰۰۰۰ ریال بدهکار میشود.
سرمایه شرکت در مجموع مبلغ ۴۵۰۰۰۰ ریال افزایش می‌یابد پس بستانکار میشود.
اکنون که توانستید رویدادهای مالی را تشخیص داده و به زبان حسابداری برگردانید، میتوانید آن‌ها را در سند حسابداری ثبت کنید.
اصول و روش تنظیم سند حسابداری
برگه یا سند حسابداری عبارت از نوشته‌ای است که در آن یک یا چند مورد از عملیات مالی و پولی نوشته شده و بر حسب مورد بدهکار یا بستانکار می‌شوند و پس از امضای مرجع ذی صلاح قابل ثبت در دفاتر معین است.
یک نمونه از سند حسابداری
قسمت‌های مختلف سند حسابداری:
۱- شماره سند حسابداری: این شماره به صورت سریالی و پشت هم می‌باشد. با توجه به این شماره می‌توان به راحتی فهمید که از ابتدای سال تا به حال چند سند صادر شده است. معمولا برای هر رویداد مالی یک سند صادر میشود ولی می‌توان برای چند رویداد مالی هم یک سند صادر کرد.
۲- تاریخ: که تاریخ صدور سند را نشان می‌دهد.
۳- کد حساب: کد حسابی که بدهکار یا بستانکار شده است در این ستون نوشته میشود.
۴- شرح: در این قسمت حساب‌های بدهکار و بستانکار نوشته میشود. همیشه اول حساب بدهکار و سپس حساب بستانکار را می‌نویسند.
۵- ستون بدهکار: در این ستون مبلغ کل حسابی که بدهکار شده است نوشته میشود.
۶- ستون بستانکار: در این قسمت مبلغ کل حساب بستانکار نوشته میشود.
مثال:
دفاتر قانونی
بعد از اینکه رویدادهای مالی در سند حسابداری ثبت شدند و به تایید مقام‌های رسمی رسیدند نوبت به ثبت آن در دفاتر شرکت می‌رسد.
به طور کلی دفاتر حسابداری به دو دسته تقسیم می‌شوند:
۱- دفاتر قانونی و رسمی: دفاتری هستند که از نظر قوانین داشتن آن‌ها اجباری می‌باشد. مانند دفتر روزنامه و دفتر کل.
۲- دفاتر غیر رسمی و کمکی: آن دسته از دفاتری هستند داشتن آن‌ها اجباری نیست. ولی معمولا برای بالا بردن دقت در نگهداری حساب‌ها از آن‌ها استفتده میشود. مانند دفاتر معین.
دفتر روزنامه
اولین کاری که بعد از ثبت سند حسابداری انجام میشود ثبت آن در دفتر روزنامه است. دفتر روزنامه انواع مختلفی دارد:
- دفتر روزنامه عمومی: تمام معاملات و عملیات مالی در آن ثبت میشود.
- دفتر روزنامه اختصاصی: فقط نوع خاصی از رویدادهای مالی در آن ثبت میشود. مانند دفتر روزنامه خرید، دفتر روزنامه پرداخت‌های نقدی.
نمونه ای از شکل‌های رایج دفتر روزنامه به صورت زیر است:
اسناد حسابداری باید به ترتیب سند در دفتر روزنامه ثبت شوند. بعد از تمام شدن هر صفحه در دفتر روزنامه، باید مجموع ستون بدهکار و بستانکار در قسمت پایین صفحه نوشته شود.
ستون‌های سند به روش زیر پر می‌شوند:
- در ستون شماره سند حسابداری باید شماره سند مربوط به رویداد مالی نوشته شود.
- در ستون تاریخ زمان انجام رویداد مالی نوشته میشود.
- در قسمت شرح نام حساب‌های بستانکار و بدهکار و توضیح مختصری درباره رویداد مالی نوشته میشود.
- در قسمت عطف شماره صفحه دفتر کل نوشته میشود.
- در ستون‌های بدهکار و بستانکار نیز مبلغ‌های مربوطه از سند حسابداری منتقل میشود.
دفتر کل
طبقه‌بندی اطلاعات در دفتر روزنامه به شکلی است که نمی‌توان مانده هر یک از حساب‌ها را به صورت جداگانه از روی آن مشخص کرد. به همین خاطر دفتر دیگری به نام دفتر کل وجود دارد که در آن برای هر حساب صفحات جداگانه‌ای در نظر گرفته میشود و تمام رویدادهای مالی در صفحه مربوطه نوشته میشود.
بنابراین می‌توان گفت دفتر کل دفتری است که حساب‌های موسسه به تفکیک در آن نگهداری میشود.
در شکل زیر یکی از نمونه‌های رایج را می‌بینید:
در هر ستون اصلاعات زیر نوشته میشود:
- در ستون شماره سند حسابداری باید شماره سند مربوطه نوشته شود.
- در ستون تاریخ، زمان ثبت رویداد در سند مربوطه نوشته شود.
- در قسمت شرح، توضیح از رویداد مربوطه نوشته شود.
- در ستون عطف شماره صفحه دفتر روزنامه نوشته شود.
- مبالغ بدهکار و بستانکار از دفتر روزنامه به ستون‌های مورد نظر انتقال یابد.
- در ستون تشخیص بدهکار یا بستانکار بودن مانده حساب نوشته میشود.
- در قسمت مانده، مانده حساب نوشته میشود.
مانده‌گیری حساب‌های دفتر کل
برای مانده گیری هر حساب در دفتر کل باید مابه التفاوت جمع بدهکار و بستانکار ثبت شده را حساب کرد که «مانده حساب» نامیده میشود. اگر مجموع بدهکار از بستانکار بیشتر باشد مانده حساب «بدهکار» و اگر مجموع بستانکار از بدهکار بیشتر باشد مانده حساب «بستانکار» خواهد بود.
برای این کار ستونی به نام تشخیص را در نطر می‌گیرند. اگر مانده حساب بدهکار باشد در آن ستون «بد» و اگر مانده خساب بستانکار باشد در آن ستون «بس» نوشته میشود.
تراز آزمایشی
در سیستم حسابداری دوطرفه اگر حساب‌ها به صورت درست ثبت شده باشند، جمع مانده‌های بدهکار باید با جمع مانده‌های بستانکار در حساب‌های دفتر کل برابر باشند.
یکی از ابزارهای مهم حسابداران برای آزمون صحت مدارک حسابداری تراز آزمایشی است. این تراز یک فهرست از مانده حساب‌های دفتر کل است که در پایان ماه تهیه میشود. این تراز می‌تواند این امکان را به حسابداران بدهد که از تساوی مانده حساب‌ها اطمینان حاصل کنند.
در جدول تراز آزمایشی تمام مانده حساب‌های دفتر کل به ترتیبی که مرتب شده‌اند نوشته میشود.
دو هدف از نوشتن مانده حساب‌ها در جدول تراز آزمایشی وجود دارد:
- مطمئن بودن از مساوی بودن بدهکار و بستانکار در دفتر کل
-
آماده کردن اطلاعات برای گزارش مالی آخر سال
دو نوع تراز آزمایشی وجود دارد: دو ستونی و چهار ستونی
در نمونه‌ای از هردو نوع آن مشاهده می‌کنید:
تراز آزمایشی دو ستونی:
تراز آزمایشی چهار ستونی:
همانطور که می‌بینید مانده حساب بدهکار و بستانکار در هردو جدول برابر است. پس می‌توان نتیجه گرفت:
- طرف‌های بدهکار و بستانکار در دفتر کل برابر است.
- مانده حساب‌های بستانکار و بدهکار به طور صحیح حساب شده است.
- مانده حساب‌ها در تراز آزمایشی صحیح جمع زده شده است.
در صورت مساوی نبودن این ستون‌ها باید اسناد بررسی شده و اشتباهات پیدا شود. این اشتباهات می‌تواند ناشی از عوامل متعددی باشد، مانند اشتباه در تنظیم سند حسابداری، ثبت اشتباه، انتقال اشتباه به دفتر کل، مانده گیری نادرست و …
دفتر معین
دفتر معین دفتری است که اجزای هر کدام از حساب‌های دفتر کل در آن نوشته میشود.
این کار برای سهولت به دسترسی به حساب‌های افراد و شرکت‌های مختلف به صورت مجزا می‌باشد. به عنوان مثال برای حساب‌های دریافتی در دفتر کل، یک دفتر جداگانه دیگر به نام «دفتر معین حساب‌های دریافتی» داریم که در آن برای هر یک از بدهکاران شرکت صفحه جداگانه‌ای در نظر گرفته میشود.
فهرست حساب‌ها و کدگزاری آن‌ها
برای آسان بودن دسترسی به اطلاعات حساب‌ها در هر موسسه فهرستی از حساب‌های دفتر کل تهیه میشود. برای هر حساب یک شماره در نظر گرفته میشود که به آن کد حساب می‌گویند.
شماره گذاری حساب‌ها به ترتیب انعکاس آن‌ها در صورت‌های مالی صورت می‌گیرد. به ترتیب دارایی‌ها، بدهی‌ها، سرمایه و در پایان درآمد‌ها و هزینه‌ها.
ستاره